viernes, 4 de julio de 2008

AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES

- Ciclo: Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones.
- Transacciones: Hecho económico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financiros.

La Auditoría por Ciclos de Transacciones:
- Se basa en verificar los pasos para procesar una Transacción que culmina en un efecto sobre E.F., por adquisición, gasto o servicio, recepción de préstamo, adquisición de una obligación, etc.
- Su objetivo es analizar gráficamente la sufiencia de controles internos para garantizar la integridad de las cifras resultantes.

Estudio y Evaluación de la Estructura del Control Interno:
- El Control Interno: Comprende el plan de organización, métodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y corrección de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesión a políticas administrativas.

Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo:
- Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa)
- Que las transacciones estén debidamente registradas (obtención de información financiera razonable y oportuna)
- Custodia de los activos (protección a los activos)

Principales Tipos de Ciclos de Transacciones:
- Tesorería
- Egresos
- Compra (adquisición)
- Nónima (pago)
- Conversión
- Ingresos
- Ventas
- Ingresos de Efectivo
- Información Financiera

ENLACES DE LOS CICLOS

Flujo de los Ciclos de Transacciones:

- El Ciclo de Tesorería provee efectivo a los ciclos de Egresos
- Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nómina que se utiliza en el Ciclo de Conversión
- El ciclo de Conversión origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos
- El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorería para uso interno o inversiones externas
Todos los Ciclos envían información contable al Ciclo de Información Financiera y ésta se resume en Estados Financieros

CICLO DE TESORERÍA

- Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisión de obligaciones de deuda y acciones de capital)
- Sus funciones comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo.

Incluye la distribución de efectivo las operaciones corrientes y otros, termina en devolución a inversionistas y acreederos.

Funciones Típicas:
- Función de Ejecución
-Inversiones

* Compra de valores, recibir ingresos periódicos y venta de valores.
-Financiamiento

* Emisión de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y readquisición de acciones.
- Función de Registro
-Inversiones
* Contabilizar las transacciones y pase al mayor
* Actualizar el mayor auxiliar de inversiones
-Financiamiento
* Contabilizar las transacciones en diarios y mayor
* Actualización de los mayores auxiliares
- Función de Custodia
- Inversiones
* Protección de valores
* Mantener correctos los saldos de las inversiones
-Financiamiento

* Asegurarse de la corrección de los saldo de los pasivos y del capital social

Asientos Comunes: Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorería.

Formas y Documentos Vitales: Certificados o títulos de acciones, Documentos por pagar, Emisión de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversión, Convenios para plan de beneficios, Cheques de dividendos e intereses.

Objetivos del Control Interno:
- Eficiencia Operativa: Autorización, segregación de Funciones, procedimientos de documentación.
- Información Financiera Confiable y Oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos.
- Adecuada Custodia de los Activos

CICLO DE EGRESOS
COMPRAS:
- Llamado también de adquisisicón y pago, clasifica la adquisisción de recursos entre cuentas de activo y gasto.
- También afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.

Funciones Típicas:

Funciones de Ejecución: Solicitud de compra, Solicitud de Cotización, Seleción del mejor cotizante, Preparación de la solicitud de compra, Autorización para adquisición de
- bienes/servicios, Función específica de compra, Recepción de mercancías y suministros, Control de calidad de la adquisición, Verificación y aprobación de los pagos.
- Funciones de Registro: Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados, Distribución de compras y cuentas apropiadas, Actualización de registros de inventario y costos, Actualizar submayores de caja, inventarios, etc.
- Función de Custodia: Protección del inventario, Mantener registros correctos de inventarios.

Asientos Comunes: Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribución de cuentas y pagos anticipados.

Formas y Documentos Vitales: Solicitud de compra, órdenes de compra, documentos de recepción, facturas de proveedores, notas de débito y crédito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos.

Objetivos del Control Interno:
- Eficiencia Operativa: Autorización, segregación de funciones, procedimientos de documentación.
- Información Financiera confiable y Oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos, verificación interna independiente.
- Custodia de los Activos

Errores Potenciales:
- Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, -no autorizados, recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada incorrectamente.
- Pagos: contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en período indebido, pagos no autorizados.

NÓMINA:
- Involucra eventos y transacciones de renumeraciones a ejecutivos y empleados
- Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensión, participación de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados (p.e., seguro médico)

Funciones Típicas:
- Funciones de Ejecución: Reclutamiento, contratación, promoción y despido de personal, Capacitación y evaluación de personal, Preparación de informes de asistencia, Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas, Autorización, pago y recuperación de anticipos varios.
- Funciones de registro: Contabilización de transacciones de nómina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.
- Funciones de custodia: Protección de fondos de nómina, Protección de registros de nómina, Mantener corrección de cuentas bancarias.

Asientos comunes: Nóminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nómina, pagos anticipados.

Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, selección preliminar, exámenes físicos, contratos de trabajo, aviso de promoción, aviso de aumento salarial, despidode personal, liquidación al personal

Objetivos del Control Interno:
- Eficiencia operativa: Autorización, segregación de funciones, controles físicos y verificación interna independiente.
- Información financiera razonable y oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos y verificación interna independiente.

Errores Potenciales:
- Planillas infladas con personal no existente
- Pagos por trabajo no realizado
- Apropiación de salarios no reclamados
- Indemnizaciones pagadas no contabilizadas
- Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales
- Errores en cálculos o sumas

CICLO DE CONVERSIÓN
- Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y otros activos no monetarios
- En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo más importante es la producción de un artículo terminado por el uso de recursos adquiridos
- Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta almacenar los productos terminados
- Es más extenso en las industrias de manufactura
- En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles

Funciones Típicas:
- Funciones de ejecución: Expedición de órdenes de producción, Requisición de materias primas, Procesamiento de materias primas, Transferencia de productos terminados para almacenamiento, Depreciación y amortización de activos.
- Funciones de Registro: Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado), Aplicación de costo de mano de obra, Aplicación de cuota de gastos de fabricación, Depreciación y amortización de activos fijos, Determinación de variaciones en precios y calidad.
- Funciones de Custodia: Proteger productos en preceso y terminados, Guardar adecuadamente registros de manufactura
Asientos Comunes: Depreciación y amortización de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferecia de inventarios, gastos de fabricación.

Formas y Documentos Vitales: Órden de producción, requisición de materiales, boletas de ruta, informes de producción, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación, tarjetas de tiempo (mano de obra)

Objetivos de Control Interno:
- Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos de Documentación.
- Información Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregación de Funciones, Registros Contables y Procedimientos.
- Custodia de Inventarios

Errores Potenciales:
- Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente.
- Producción: Transferencias interdepartamentales incorrectas.
- Producción en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrectos, Gastos clasificados incorrectamente, Producción terminada, NO descargada.

CICLO DE INGRESOS
- Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios
- Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo
- La función contable de determinar el costo de ventas se hace aquí

Funciones Típicas:
- Funciones de Ejecución:

Ventas: Toma de pedidos, evaluación y aprobación de crédito, despacho del pedido, prestación del servicio, facturación.

Ingresos de Efectivo: recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo, depositar en el Banco, determinación de cuentas incobrables.
- Funciones de Registro:

Ventas: Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, Contabilizar garantías otorgadas por ventas, emitir notas de crédito y ajustes de clientes, determinar el costo de ventas.

Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas, actualización de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).
- Funciones de Custodia:

Ventas: Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes, Mantener actualizados los saldos, Ingresos de Efectivo, Llevar el control correcto de los saldos de efectivo, Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.

Asientos Comunes: Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas.

Formas y Documentos Vitales:

Ventas: Pedidos, Órdenes y Conocimeintos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos
Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de máquinas registradoras, depósitos bancarios

Objetivos de Control Interno:
- Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos de Documentación.
- Información Financiera Razonable y Oportuna: Asignación de Resposabilidades para cada función.
- Adecuada Custodia de Activos

Errores Potenciales:
- Ventas
- Facturada, NO despachada
- Despachada, NO facturada
- Facturada, NO contabilizada
- Importe cotabilizado incorrectamente
- Cobros
- Cobrado, NO depositado
- Cobrado, No contabilizado
- Depositado, NO contabilizado

CICLO INFORMACIÓN FINANCIERA
- No procesa transacciones, obtiene información de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos
- Analiza, evaluá, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa información, para informar a la Gerencia y otros
- Aquí ocurre la recopilación de datos para su exposición en los Estados Financieros

Asientos Contables:
- Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo)
- Eliminaciones y reclasificaciones.

Formas y Documentos Vitales: Pólizas de Diario, Diario General y Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros.

Funciones Típicas:
- Incluye las actividades básicas: Originar y preparar pólizas de Diario, Registrar operaciones en el Diario, Mayorizar operaciones, Agrupra información de revelación suplementaria, Originar, preparar, consolidar y reexpresar informes y Estados Financieros, Conversión monetaia, Obtener información de otros Ciclos, Custodia de formularios y Libros de Contabilidad.

Objetivos de Control Interno:
- Autorización
- Clasificáción y Procesamiento de Transacciones

Documentación y Evaluación
- Salvaguarda Física

Tipos de Informes:
- Balance de Comprobación
- Estados Financieros Básicos
- Estados y Anexos gerenciales
- Declaraciones Fiscales

Errores Potenciales:
- Se incluyen:
- Asientos No Autorizados
- Asientos e Información Omitidos
- Asientos con Errores de Anotación o Suma
- Asientos o Pólizas de Diario incorrectos
- Uso o distribución de documentación sin autorización previa
- Estados Financieros o Estadísticos presentados indebidamente

1 comentario:

Luis Boché dijo...

Estimado Licenciado.
Muchas gracias por esta publicación, creame que me fue de mucha ayuda.

Saludos desde Guatemala.

Luis Boché