AUDITORÍA AL SUBSISTEMA DE CAJA Y BANCO

Autor: Beatriz Garrido González y Lilian González Barea
Auditoria y control interno

25-03-2008

Cumpliendo orientación del Director General de la Empresa Eléctrica Las Tunas, se procedió a ejecutar la Auditoría de referencia según la Orden de Trabajo No. 08/2007, siendo objeto de revisión las operaciones realizadas con cierre 30 de Noviembre de 2007.
Los objetivos de la auditoria:

1. Comprobar que los saldos que a parecen en los estados financieros del Efectivo en Caja y Banco reflejen razonablemente las operaciones efectuadas y las existencias reales que mantiene la unidad de efectivos y valores en Caja así como la correcta aplicación del manual de procedimiento de Caja y Banco.

El alcance de la auditoría abarcó las operaciones realizadas en el período 1 al 30 de Noviembre de 2007, así como los asientos contables con cierre 30 de Noviembre del 2007.
Verificándose entre otras las Circulares y Resoluciones establecidas para las distintas actividades como son
• Resolución 324/94 del BNC “Regulaciones bancarias sobre el depósito, extracción, tenencia y control del efectivo en Moneda Nacional”.
• Circular AE-5-97, sobre la cuantía de las dietas en Moneda Nacional.
• Carta Circular AE 35/97 del MINBAS sobre Resolución No. 44-97, del M.F.P., sobre faltantes y sobrantes de medios económicos.
• Clasificador de cuentas UNE 2007 y uso y contenido de las mismas.
• Manual de Finanzas al Día/ SNC.
• Normas Generales de Contabilidad.
• Manual de Procedimientos. SNC. Actividad Financiera MINBAS.

Se aplico el programa establecidos en el Manual de Auditoria de la UNE del Sistema de Aseguramiento a la Calidad para la temática, en las comprobaciones se aplicaron las Normas Internas de Auditoria.

El trabajo se realizó por muestras, mediante la aplicación de técnicas de muestreo aleatorio, a las operaciones, registros y controles correspondientes. Los resultados obtenidos fueron comunicados a los dirigentes, funcionarios, trabajadores, Sindicato y PCC

CONCLUSIONES:

Teniendo en cuenta que las deficiencias detectadas en el Control Interno Contable y Administrativo son de menor gravedad y de fácil solución y no determinan en los resultados de la entidad y la contabilidad es un reflejo fiel de los hechos económicos, a partir de la razonabilidad que muestran los saldos de las cuentas revisadas, se evalúa La Oficina Central de Aceptable partiendo de los resultados obtenidos.

A continuación relacionamos los señalamientos más significativos:

• Existen 2 dietas con pagos indebidos de un total 25 para un 8%. Por un importe de $ 4.00cup.
• Existen documentos que carecen de firmas en la casilla de aprobado (Modelos de Reembolso y Conciliación Bancaria ) y otros con deficiencias en su confección (expediente de ingreso Comedor y Cafetería ).

RESULTADOS:
EFECTIVO EN CAJA Y BANCO.

En verificación efectuada a esta temática se pudieron cumplimentar los objetivos propuestos, al comprobarse los siguientes aspectos: Se efectuaron Arqueos a los distintos fondos, no detectándose diferencias e irregularidades en el manejo de los mismos; Fondo Para Pagos Menores y Fondo para Cambio.

Se revisaron las Actas de Responsabilidad de la cajera sobre la custodia del efectivo, Actas de Autorización y Aprobación de fondos, además de los reembolsos del período analizado, el control de anticipos a justificar y Pagos Menores, así como los depósitos en caja por los diferentes conceptos. Por otra parte se comprobaron los Estados de Cuenta, Conciliación Bancaria y los Registros de Cheques, la realización de arqueos sorpresivos y de fin de mes. Se comprobó el 100 % de las cuentas asociadas a este subsistema, las cuales presentan saldos razonables.

Los Saldos de las cuentas se corresponden con los arqueos realizados a fin de mes.

Deficiencias detectadas:

• En revisión efectuada a los arqueos sorpresivos se detecto que no se detallan los nombres de las personas que realizan los mismos (custodio y Especialista de Contabilidad) así como no relacionan al dorso los vales para pagos menores y dietas pendientes a rembolsar, no se realizan arqueos sorpresivos de todos los valores en caja (cheques por entregar).
• En chequeo efectuado a los reembolsos del mes de noviembre se comprobó que estos modelos carecen de firma en las casillas revisado y aprobado, existen varias dietas relacionadas fuera del orden consecutivo según la fecha.
• Se detecto la dieta No 724 del reembolso No 22 que pertenece a Juan C Pascual con un importe de $ 370.50 del día 14-11-07 viaje a Ciudad de la Habana por cuatros días que al dorso no se le detallo el desglose del gasto.

• Existen 2 dietas con pagos indebidos de $ 2.00 cada una en el desayuno para un total de $ 4.00 pues se pago con hora de salida 9:00 a.m. las mismas pertenecen a Adelzo Zayas y Juan Tamayo ambas con un importe total de $15.50.

• Se detecto la dieta No 717 que pertenece a Francisco Moreno del día 07-11-07 que presenta enmiendas.

• En revisión efectuada a los ingresos de comedor y cafetería se detecto que todos los modelos de liquidación de efectivo carecen de número de orden consecutivo.

• En el expediente de ingreso de comedor y cafetería del día 29-11-07 existe descuadre entre el desglose de efectivo y el total de documentos liquidados por in importe de $7.00.
• En revisión efectuada a las conciliaciones bancarias se detecto que no son aprobadas por el Jefe del Área de Contabilidad.

RECOMENDACIONES:

Efectuar la revisión de los reembolsos y conciliaciones bancarias por un periodo de hasta tres meses anteriores a la fecha de la Auditoría.
Aplicarle el decreto LEY 92 (Responsabilidad material) a los responsables de los pagos indebidos de las dietas.
Revisar los expedientes del ingreso de Comedor cafetería correspondiente al año 2007 y aplicar lo establecido en el Manual de Procedimiento.

GENERALIDADES

De existir inconformidad con la evaluación otorgada debe establecer reclamación por escrito al área de Auditoría de la UNE en un plazo no mayor de 20 días después de recibir copia del informe, de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 322 del 2003 del Ministerio de Auditoría y Control.

De acuerdo con la Resolución No 103/04 del Ministerio de Auditoría y Control la entidad deberá informar al área de Auditoría de la UNE, en un término no mayor de 30 días a partir de la fecha de recepción del informe, el plan de medidas elaborado para erradicar las deficiencias detectadas.

Por otra parte de acuerdo a lo establecido en Decreto Ley 159, capítulo V, artículo 14 se debe discutir en el Consejo de Dirección de la entidad el resultado de la auditoría, siendo el máximo dirigente de la misma el responsable de adoptar las medidas necesarias para erradicar las deficiencias consignadas.

Queremos hacer llegar nuestro agradecimiento a todos los trabajadores, especialistas y dirigentes de la Empresa por el apoyo y la facilidad brindada para obtener la documentación requerida, lo que permitió llevar a cabo el cumplimiento de nuestro trabajo.

Beatriz Garrido González
Lilian González Barea
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