- Ciclo: Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones.
- Transacciones: Hecho económico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financiros.
La Auditoría por Ciclos de Transacciones:
- Se basa en verificar los pasos para procesar una Transacción que culmina en un efecto sobre E.F., por adquisición, gasto o servicio, recepción de préstamo, adquisición de una obligación, etc.
- Su objetivo es analizar gráficamente la sufiencia de controles internos para garantizar la integridad de las cifras resultantes.
Estudio y Evaluación de la Estructura del Control Interno:
- El Control Interno: Comprende el plan de organización, métodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y corrección de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesión a políticas administrativas.
Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo:
- Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa)
- Que las transacciones estén debidamente registradas (obtención de información financiera razonable y oportuna)
- Custodia de los activos (protección a los activos)
Principales Tipos de Ciclos de Transacciones:
- Tesorería
- Egresos
- Compra (adquisición)
- Nónima (pago)
- Conversión
- Ingresos
- Ventas
- Ingresos de Efectivo
- Información Financiera
ENLACES DE LOS CICLOS
Flujo de los Ciclos de Transacciones:
- El Ciclo de Tesorería provee efectivo a los ciclos de Egresos
- Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nómina que se utiliza en el Ciclo de Conversión
- El ciclo de Conversión origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos
- El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorería para uso interno o inversiones externas
Todos los Ciclos envían información contable al Ciclo de Información Financiera y ésta se resume en Estados Financieros
CICLO DE TESORERÍA
- Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisión de obligaciones de deuda y acciones de capital)
- Sus funciones comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo.
Incluye la distribución de efectivo las operaciones corrientes y otros, termina en devolución a inversionistas y acreederos.
Funciones Típicas:
- Función de Ejecución
-Inversiones
* Compra de valores, recibir ingresos periódicos y venta de valores.
-Financiamiento
* Emisión de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y readquisición de acciones.
- Función de Registro
-Inversiones
* Contabilizar las transacciones y pase al mayor
* Actualizar el mayor auxiliar de inversiones
-Financiamiento
* Contabilizar las transacciones en diarios y mayor
* Actualización de los mayores auxiliares
- Función de Custodia
- Inversiones
* Protección de valores
* Mantener correctos los saldos de las inversiones
-Financiamiento
* Asegurarse de la corrección de los saldo de los pasivos y del capital social
Asientos Comunes: Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorería.
Formas y Documentos Vitales: Certificados o títulos de acciones, Documentos por pagar, Emisión de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversión, Convenios para plan de beneficios, Cheques de dividendos e intereses.
Objetivos del Control Interno:
- Eficiencia Operativa: Autorización, segregación de Funciones, procedimientos de documentación.
- Información Financiera Confiable y Oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos.
- Adecuada Custodia de los Activos
CICLO DE EGRESOS
COMPRAS:
- Llamado también de adquisisicón y pago, clasifica la adquisisción de recursos entre cuentas de activo y gasto.
- También afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.
Funciones Típicas:
Funciones de Ejecución: Solicitud de compra, Solicitud de Cotización, Seleción del mejor cotizante, Preparación de la solicitud de compra, Autorización para adquisición de
- bienes/servicios, Función específica de compra, Recepción de mercancías y suministros, Control de calidad de la adquisición, Verificación y aprobación de los pagos.
- Funciones de Registro: Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados, Distribución de compras y cuentas apropiadas, Actualización de registros de inventario y costos, Actualizar submayores de caja, inventarios, etc.
- Función de Custodia: Protección del inventario, Mantener registros correctos de inventarios.
Asientos Comunes: Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribución de cuentas y pagos anticipados.
Formas y Documentos Vitales: Solicitud de compra, órdenes de compra, documentos de recepción, facturas de proveedores, notas de débito y crédito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos.
Objetivos del Control Interno:
- Eficiencia Operativa: Autorización, segregación de funciones, procedimientos de documentación.
- Información Financiera confiable y Oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos, verificación interna independiente.
- Custodia de los Activos
Errores Potenciales:
- Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, -no autorizados, recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada incorrectamente.
- Pagos: contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en período indebido, pagos no autorizados.
NÓMINA:
- Involucra eventos y transacciones de renumeraciones a ejecutivos y empleados
- Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensión, participación de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados (p.e., seguro médico)
Funciones Típicas:
- Funciones de Ejecución: Reclutamiento, contratación, promoción y despido de personal, Capacitación y evaluación de personal, Preparación de informes de asistencia, Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas, Autorización, pago y recuperación de anticipos varios.
- Funciones de registro: Contabilización de transacciones de nómina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.
- Funciones de custodia: Protección de fondos de nómina, Protección de registros de nómina, Mantener corrección de cuentas bancarias.
Asientos comunes: Nóminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nómina, pagos anticipados.
Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, selección preliminar, exámenes físicos, contratos de trabajo, aviso de promoción, aviso de aumento salarial, despidode personal, liquidación al personal
Objetivos del Control Interno:
- Eficiencia operativa: Autorización, segregación de funciones, controles físicos y verificación interna independiente.
- Información financiera razonable y oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos y verificación interna independiente.
Errores Potenciales:
- Planillas infladas con personal no existente
- Pagos por trabajo no realizado
- Apropiación de salarios no reclamados
- Indemnizaciones pagadas no contabilizadas
- Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales
- Errores en cálculos o sumas
CICLO DE CONVERSIÓN
- Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y otros activos no monetarios
- En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo más importante es la producción de un artículo terminado por el uso de recursos adquiridos
- Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta almacenar los productos terminados
- Es más extenso en las industrias de manufactura
- En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles
Funciones Típicas:
- Funciones de ejecución: Expedición de órdenes de producción, Requisición de materias primas, Procesamiento de materias primas, Transferencia de productos terminados para almacenamiento, Depreciación y amortización de activos.
- Funciones de Registro: Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado), Aplicación de costo de mano de obra, Aplicación de cuota de gastos de fabricación, Depreciación y amortización de activos fijos, Determinación de variaciones en precios y calidad.
- Funciones de Custodia: Proteger productos en preceso y terminados, Guardar adecuadamente registros de manufactura
Asientos Comunes: Depreciación y amortización de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferecia de inventarios, gastos de fabricación.
Formas y Documentos Vitales: Órden de producción, requisición de materiales, boletas de ruta, informes de producción, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación, tarjetas de tiempo (mano de obra)
Objetivos de Control Interno:
- Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos de Documentación.
- Información Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregación de Funciones, Registros Contables y Procedimientos.
- Custodia de Inventarios
Errores Potenciales:
- Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente.
- Producción: Transferencias interdepartamentales incorrectas.
- Producción en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrectos, Gastos clasificados incorrectamente, Producción terminada, NO descargada.
CICLO DE INGRESOS
- Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios
- Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo
- La función contable de determinar el costo de ventas se hace aquí
Funciones Típicas:
- Funciones de Ejecución:
Ventas: Toma de pedidos, evaluación y aprobación de crédito, despacho del pedido, prestación del servicio, facturación.
Ingresos de Efectivo: recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo, depositar en el Banco, determinación de cuentas incobrables.
- Funciones de Registro:
Ventas: Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, Contabilizar garantías otorgadas por ventas, emitir notas de crédito y ajustes de clientes, determinar el costo de ventas.
Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas, actualización de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).
- Funciones de Custodia:
Ventas: Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes, Mantener actualizados los saldos, Ingresos de Efectivo, Llevar el control correcto de los saldos de efectivo, Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.
Asientos Comunes: Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas.
Formas y Documentos Vitales:
Ventas: Pedidos, Órdenes y Conocimeintos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos
Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de máquinas registradoras, depósitos bancarios
Objetivos de Control Interno:
- Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos de Documentación.
- Información Financiera Razonable y Oportuna: Asignación de Resposabilidades para cada función.
- Adecuada Custodia de Activos
Errores Potenciales:
- Ventas
- Facturada, NO despachada
- Despachada, NO facturada
- Facturada, NO contabilizada
- Importe cotabilizado incorrectamente
- Cobros
- Cobrado, NO depositado
- Cobrado, No contabilizado
- Depositado, NO contabilizado
CICLO INFORMACIÓN FINANCIERA
- No procesa transacciones, obtiene información de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos
- Analiza, evaluá, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa información, para informar a la Gerencia y otros
- Aquí ocurre la recopilación de datos para su exposición en los Estados Financieros
Asientos Contables:
- Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo)
- Eliminaciones y reclasificaciones.
Formas y Documentos Vitales: Pólizas de Diario, Diario General y Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros.
Funciones Típicas:
- Incluye las actividades básicas: Originar y preparar pólizas de Diario, Registrar operaciones en el Diario, Mayorizar operaciones, Agrupra información de revelación suplementaria, Originar, preparar, consolidar y reexpresar informes y Estados Financieros, Conversión monetaia, Obtener información de otros Ciclos, Custodia de formularios y Libros de Contabilidad.
Objetivos de Control Interno:
- Autorización
- Clasificáción y Procesamiento de Transacciones
Documentación y Evaluación
- Salvaguarda Física
Tipos de Informes:
- Balance de Comprobación
- Estados Financieros Básicos
- Estados y Anexos gerenciales
- Declaraciones Fiscales
Errores Potenciales:
- Se incluyen:
- Asientos No Autorizados
- Asientos e Información Omitidos
- Asientos con Errores de Anotación o Suma
- Asientos o Pólizas de Diario incorrectos
- Uso o distribución de documentación sin autorización previa
- Estados Financieros o Estadísticos presentados indebidamente
viernes, 4 de julio de 2008
Auditoria Financiera
Indice
1. Tipos de auditoria
2. Sistemas de:
3. Principios de economía
4. Propósitos, alcance y aplicación de las normas de auditoria
5. Normas De Auditoria
6. Papeles De Trabajo
7. Indices y marcas de auditoria
8. Técnicas, procedimientos, herramientas y criterios de auditoria
9. Muestreo estadistico en auditoria
1. Tipos de auditoria
Auditoria Financiera:
Es un proceso cuyo resultado final es la emisión de un informe, en el que el auditor da a conocer su opinión sobre la situación financiera de la empresa, este proceso solo es posible llevarlo a cabo a través de un elemento llamado evidencia de auditoria, ya que el auditor hace su trabajo posterior a las operaciones de la empresa.
Auditoria de cumplimiento:
Es la comprobación o examen de operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatuarias y de procedimientos que le son aplicables.
Esta auditoria se practica mediante la revisión de documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad.
Auditoria de Gestión y resultados:
Tiene por objeto el examen de la gestión de una empresa con el propósito de evaluar la eficacia de sus resultados con respecto a las metas previstas, los recursos humanos, financieros y técnicos utilizados, la organización y coordinación de dichos recursos y los controles establecidos sobre dicha gestión.
Es una herramienta de apoyo efectivo a la gestión empresarial, donde se puede conocer las variables y los distintos tipos de control que se deben producir en la empresa y que estén en condiciones de reconocer y valorar su importancia como elemento que repercute en la competitividad de la misma. Se tiene en cuenta la descripción y análisis del control estratégico, el control de eficacia, cumplimiento de objetivos empresariales, el control operativo o control de ejecución y un análisis del control como factor clave de competitividad.
Auditoria Administrativa:
Es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las faces del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con políticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operación de los reportes y asegurar que la organización los este cumpliendo y respetando.
Es el examen metódico y ordenado de los objetivos de una empresa de su estructura orgánica y de la utilización del elemento humano a fin de informar los hechos investigados.
Su importancia radica en el hecho de que proporciona a los directivos de una organización un panorama sobre la forma como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor o pronta atención.
Auditoria Operativa:
Es el examen posterior, profesional, objetivo y sistemático de la totalidad o parte de las operaciones o actividades de una entidad, proyecto, programa, inversión o contrato en particular, sus unidades integrantes u operacionales específicas.
Su propósito es determinar los grados de efectividad, economía y eficiencia alcanzados por la organización y formular recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas. Relacionada básicamente con los objetivos de eficacia, eficiencia y economía.
Auditoria de gestión ambiental:
La creciente necesidad de controlar el impacto ambiental que generan las actividades humanas ha hecho que dentro de muchos sectores industriales se produzca un incremento de la sensibilización respecto al medio ambiente. Debido a esto, las simples actuaciones para asegurar el cumplimiento legislativo han dado paso a sistemas de gestión medioambiental que permiten estructurar e integrar todos los aspectos medioambientales, coordinando los esfuerzos que realiza la empresa para llegar a objetivos previstos.
Es necesario analizar y conocer en todo momento todos los factores de contaminación que generan las actividades de la empresa, y por este motivo será necesario que dentro del equipo humano se disponga de personas cualificadas para evaluar el posible impacto que se derive de los vectores ambientales. Establecer una forma sistemática de realizar esta evaluación es una herramienta básica para que las conclusiones de las mismas aporten mejoras al sistema de gestión establecido.
La aplicación permanente del concepto mejora continua es un referente que en el campo medioambiental tiene una incidencia práctica constante, y por este motivo la revisión de todos los aspectos relacionados con la minimización del impacto ambiental tiene que ser una acción realizadas sin interrupción.
Auditoria informática de sistemas:
Se ocupa de analizar la actividad que se conoce como técnica de sistemas en todas sus facetas. Hoy, la importancia creciente de las telecomunicaciones ha propiciado que las comunicaciones. Líneas y redes de las instalaciones informáticas, se auditen por separado, aunque formen parte del entorno general de sistemas.
Su finalidad es el examen y análisis de los procedimientos administrativos y de los sistemas de control interno de la compañía auditada. Al finalizar el trabajo realizado, los auditores exponen en su informe aquellos puntos débiles que hayan podido detectar, así como las recomendaciones sobre los cambios convenientes a introducir, en su opinión, en la organización de la compañía.
Normalmente, las empresas funcionan con políticas generales, pero hay procedimientos y métodos, que son términos más operativos. Los procedimientos son también sistemas; si están bien hechos, la empresa funcionará mejor. La auditoría de sistemas analiza todos los procedimientos y métodos de la empresa con la intención de mejorar su eficacia.
Sistemas Operativos.
Engloba los Subsistemas de Teleprocesos, Entrada/Salida, etc. Debe verificarse en primer lugar que los Sistemas están actualizados con las ultimas versiones del fabricante, indagando las causas de las omisiones si las hubieran. El análisis de las versiones de los Sistemas Operativos permite descubrir las posibles incompatibilidad entre otros productos de Software Básicos adquiridos por la instalación y determinadas versiones de aquellas. Deben revisarse los parámetros variables de las librerías más importantes de los Sistemas, por si difieren de los valores habituales aconsejados por el constructor.
Software Básico
Es fundamental para el auditor conocer los productos de software básico que han sido facturados aparte de la propia computadora. Esto, por razones económicas y por razones de comprobación de que la computadora podría funcionar sin el producto adquirido por el cliente. En cuanto al software desarrollado por el personal informático de la empresa, el auditor debe verificar que este no agreda ni condiciona al Sistema Igualmente, debe considerar el esfuerzo en términos de costes, por si hubiera alternativas más económicas.
Auditoria a los planes de desarrollo empresarial
La acción de planear las actividades permite al individuo fijarse metas, delinear los cursos de las acciones a seguir, establecer las reglas de juego, para que el lugar de estar a la defensiva, reaccionando a las circunstancias y eventualidades, haga que las circunstancias y eventualidades se ajusten a su voluntad mediante el establecimiento de un buen plan que le permita prever todos los posibles factores y elementos que pudieran incidir en las acciones, fijarse objetivos que deseen alcanzar, establecer las políticas que deban normar las operaciones y reglamentándolas en sistemas, métodos y procedimiento, que allanen el camino para el buen logro de esos objetivos, colocándolo a la ofensiva, atacando en vez de esperar a ser atacado; es decir, actuando, en vez de estar reaccionando. Anticiparse a los hechos es evitar sorpresas, que en la mayoría de los casos son desagradables.
La auditoría, al igual que cualquier otra actividad, requiere de una buena planeación, que le permitadesarrollarse eficientemente y oportunamente.
2. Sistemas de:
Control interno:
El sistema de control interno es el plan de organización adoptado dentro de una empresa para salvaguardar sus activos y asegurar el adecuado registro de las transacciones comerciales.
El trabajo, en base al análisis de los circuitos administrativos y contables, se dirigen a la evaluación de dicho sistema, verificando que los controles funcionen y cumplan con su objetivo.
Auditoria interna:
Tiene por objeto verificar los diferentes procedimientos y sistemas de control interno establecidos por una empresa con objeto de conocer si funcionan como se había previsto y al mismo tiempo ofrecer a la gerencia posibles cambios o mejoras en los mismos.
La auditoría interna es una pieza fundamental de control en grandes empresas y se estructura, dentro de las mismas, como un departamento que funciona independientemente y depende directamente de la gerencia.
Todas las empresas se preocupan de la salvaguarda de los activos; esto pertenece al control interno. También pertenecen al mismo las normas para cumplir los objetivos.
La auditoría interna verifica si el control interno es eficaz (si se cumplen los objetivos) y propone mejoras para el control interno.
Se llama interna porque normalmente la realiza un auditor interno.
Es una función independiente de evaluación establecida dentro de una organización, para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organización. Es un control cuyas funciones consisten en examinar y evaluar la adecuación y eficiencia de otros controles.
La auditoria interna proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente con las actividades revisadas. Es objeto de la auditoria interna la promoción de un efectivo control a un costo razonable, igualmente apoyar a los miembros de la organización en el desempeño de sus actividades.
Oficina de control interno:
Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
Control externo y Revisoria Fiscal Sinónimo de Auditoría Integral
La revisoría fiscal es un órgano de fiscalización que, en interés de la comunidad, bajo la dirección y responsabilidad del revisor fiscal y con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas, le corresponde dictaminar los estados financieros y revisar y evaluar sistemáticamente los componentes y elementos que integren el control interno, en forma oportuna e independiente en los términos que señala la ley, los estatutos y los pronunciamientos profesionales. De conformidad con el articulo 207 del código de comercio, la revisoría fiscal tiene como objetivos: el examen de la información financiera del ente a fin de expresar una opinión profesional independiente sobre los estados financieros y la evaluación y supervisión de los sistemas de control, con el propósito de que estos le permitan:
- El cumplimiento de la normatividad del ente
- El funcionamiento normal de las operaciones sociales
- La protección de los bienes y valores de propiedad de la sociedad y los que tenga en custodia a cualquier titulo
- La regularidad del sistema contable
- La eficiencia en el cumplimiento del objeto social
- La emisión adecuada y oportuna de certificaciones e informes
- La confianza de los informes que se suministran a los organismos encargados del control y vigilancia del ente.
3. Principios de economía
La economía como ciencia, nace en 1776 con la publicación de la obra de Adam Smith "La riqueza de las naciones". La filosofía de Smith es un puro reflejo del espíritu de aquella época, ya que se creía que el orden newtoniano de la naturaleza, es decir, en un universo mecanista cuya organización armoniosa y benéfica prueba la sabiduría y la bondad de su creador. Newton había encontrado, en la gravitación, el principio que unificaba al mundo físico y moralistas británicos del siglo XVIII, entre ellos Smith, habían propuesto varios principios para intentar integrar el mundo moral y social de una manera similar. Smith de convirtió en el profeta de la sociedad comercial del capitalismo moderno, fundiendo el liberalismo político de Locke con su propio liberalismo económico en el que la iniciativa privada, motivada por las ganancias, propulso las innovaciones tecnológicas de la revolución industrial, de una manera independiente a la intervención del gobierno.
Los principios clásicos contrastaban con las anteriores tendencias del pensamiento económico. Los medievales se habían inclinado hacia la caridad, como forma de resolver el problema económico. Los mercantilistas habían exaltado la prosecución de la ganancia nacional y habían visto en ella la llave del poder y de la abundancia.
Economía: Es la adecuada adquisición y asignación, conforme a las necesidades, de los recursos humanos, físicos, técnicos y naturales, efectuada por las entidades públicas en los diferentes procesos, para maximizar sus resultados.
La Gestión Pública se inicia desde el momento que le son asignados unos recursos a un administrador público, para ser transformados en un bien o servicio. Este hecho le demanda una serie de acciones directas como el de planear el manejo de los mismos en la adquisición, mantenimiento, adecuación, capacitación y conservación; es aquí donde el auditor enfoca el análisis de este principio.
Input previstos-input reales. Cuando, ante lo previsto, se consume realmente menos input, se es más económico.
Eficiencia: Es la relación existente entre los recursos y los insumos utilizados frente a los resultados obtenidos al menor costo en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad. Tiene dos medidas esenciales: técnica y económica. La técnica es el resultado de su medición en términos físicos (productividad) y la economía en términos monetarios (costos).
Una operación eficiente produce la máxima cantidad de bienes, servicios con una cantidad determinada de recursos o, utiliza una cantidad mínima de recursos para proveer una cantidad y calidad determinada de bienes y servicios.
Es hacer las cosas bien, tener resultados exitosos dentro de la empresa. Tiene que ver con la relación input-output. A un mismo producto, quien consuma menos factor es más eficiente; y a igualdad de factores, quien produzca más output es más eficiente.
Eficacia: La eficacia puede ser definida como el éxito de un programa o de una actividad para el logro de los objetivos y metas predeterminados en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y servicios producidos. Es el logro de resultados de manera oportuna guardando relación con los objetivos y metas planteadas. Es alcanzar resultados con el mínimo numero de recursos. Consiste en cumplir los objetivos.
Equidad: Estudia el desarrollo de la administración, identificando los receptores de su acción económica y la distribución de costos y beneficios entre los diferentes agentes económicos; de bienes y servicios entre individuos de una misma categoría esencial.
4. Propósitos, alcance y aplicación de las normas de auditoria
La ejecución de un trabajo de auditoria conforme a las directrices debe organizarse y documentarse de forma apropiada con el fin de que pueda delegarse entre los colaboradores del equipo, de forma que cada uno de ellos conozca detalladamente qué debe hacer y a qué objetivo final debe dirigir su esfuerzo. Que el trabajo quede registrado de manera que permita su revisión, evaluación y obtención de conclusiones en las que fundamentar una opinión sobre la información contable sujeta a auditoria.
La necesidad de planificar, controlar y documentar el trabajo es independiente del tamaño del cliente. Los objetivos perseguidos con la planificación y control son; mejorar el nivel de eficiencia, con la consiguiente reducción de tiempo necesario, y mejora del servicio al cliente, garantizar que la auditoría se ejecutará adecuadamente, mejorar las relaciones con los clientes y permitir al personal un mayor grado de satisfacción en el trabajo.
Habitualmente es necesario preparar alguna forma de plan escrito antes de iniciar cualquier trabajo de auditoria. No obstante su grado de detalle y formalización dependerá de muchos factores, por ejemplo, del numero de personas involucradas y de sí están o no ubicadas en la misma oficina o el mismo país.
Las normas de auditoría incluyen la estipulación de que el trabajo ha de ser adecuadamente planeado
Las normas de auditoria controlan la naturaleza y alcance de la evidencia que ha de obtenerse por medio de procedimientos de auditoría, una norma es un patrón de medida de los procedimientos aplicados con aceptabilidad general en función de los resultados obtenidos.
5. Normas De Auditoria
Definición de las Normas
Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los principios fundamentales de auditoria a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.
Las NAGAS tienen su origen en los boletines (Statement on Auditing Estándar-SAS) emitidos por el comité de Auditoria de Instituto Americano de Contadores públicos de los estados Unidos de Norteamérica en el año 1948.
Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor
La auditoria debe ser efectuadas por personal que tiene el entrenamiento técnico y pericia como auditor como se aprecia de esta norma, no solo basta ser contador Público para ejercer la función de auditor, sino que además se requiere tener entrenamiento técnico adecuado y pericia como auditor. Es decir además de los conocimientos técnicos obtenidos en la universidad, se requiere de la aplicación práctica en el campo de una buena dirección y supervisión. Este adiestramiento, capacitación y práctica constante forma la madurez del juicio del auditor, a base de la experiencia acumulada en sus diferentes intervenciones, encontrándose recién en condiciones de ejercer la auditoria como especialidad. Lo contrario seria negar su propia existencia por cuanto no garantizará calidad profesional a los usuarios, esto a pesar de que se multiplique las normas para regular su actuación
En todos los asuntos relacionados con la Auditoria, el auditor debe mantener independencia de criterio. La independencia puede concebirse como la libertad profesional que le asiste al auditor para expresar su opinión libre de presiones(políticas, religiosas, familiares, etc.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo).
Se requiere entonces objetividad imparcial en su actuación profesional. Si bien es cierto, la independencia de criterio es una actitud mental, el auditor no solamente debe ¨serlo¨, sino también ¨parecerlo¨, es decir. cuidar su imagen ante los usuarios de su informe, que no sólo es el cliente que lo contrató sino también los demás interesados (bancos, trabajadores, estados, pueblo, etc.)
Normas De Auditoria
Definición
Normas de auditoría son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y la información que rinde como resultado de este trabajo.
De acuerdo con lo anterior, las normas de la auditoría se agrupan en:
Normas personales
Se refiere a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter profesional de la auditoria impone, un trabajo de este tipo. Existen cualidades que el auditor debe tener preadquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de auditoría y cualidades que deben de mantener durante toda su vida profesional.
1- Entrenamiento y capacidad profesional: El trabajo de auditoría debe ser desempeñado por personas que, teniendo titulo profesional legalmente expedido y reconocido, tenga entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como auditores.
2- Independencia: El auditor está obligado a mantener una independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.
3- Cuidado o esmero profesional: El auditor esta obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonable en la realización de su examen y en la preparación de su dictamen o informe.
El trabajo de auditoría debe ser realizado por persona o personas que, teniendo formación técnica adecuada, puedan demostrar experiencia y capacidad profesional como auditores.
La formación técnica se obtiene, generalmente, en la universidad, escuelas técnicas e institutos profesionales.
La Octava Directiva de la UE establece que la formación profesional de los auditores requiere el poseer un nivel universitario, seguido por un curso de enseñanza especializada avanzada y pasar un examen de competencia profesional. Personas con formación educativa diferente a la universitaria pueden tener acceso al examen de competencia profesional siempre que demuestren que tienen 15 años de experiencia o bien 7 años, pero en este caso deberán pasar por una experiencia práctica de 3 años con un auditor profesional.
Experiencia profesional: la Octava Directiva exige una experiencia práctica de tres años, dos de los cuales al cargo de otro auditor autorizado para practicar la profesión, habiendo quedado igualmente establecido en nuestra Ley de Auditoría.
Capacidad profesional: la formación técnica es un fundamento indispensable de la capacidad profesional; sin embargo, ésta última requiere una madurez de juicio que no se logra simplemente con la formación técnica.
El auditor o auditores están obligados a mantener una posición de independencia en su trabajo profesional con objeto de lograr imparcialidad y objetividad en sus juicios.
Si una auditoría ha de ser efectiva y digna de confianza debe ser realizada por alguien que tenga la suficiente independencia con respecto a las personas cuya labor está examinando, y por tanto puede emitir una opinión totalmente objetiva.
El auditor deberá evitar cualquier relación con su cliente que haga dudar a un tercero de su independencia.
Cualidades principales referentes a esta norma:
Conducta: La conducta del auditor externo debe ser tal que no permita que se exponga a presiones que lo obliguen a aceptar o silenciar hechos que alterarían la corrección de su informe.
Ecuanimidad: La actitud del auditor externo debe ser totalmente libre de prejuicios. Debe colocarse en una posición imparcial respecto al cliente, a sus directivos y accionistas.
Parentesco y amistad: El auditor externo debe evaluar si por razones de parentesco o amistad puede verse afectada su posición de independencia.
Independencia económica: El auditor externo no debe tener intereses comunes con su cliente. No puede tener relación de dependencia ni ser directivo del ente examinado, ni tampoco ser accionista, deudor, acreedor o garante del mismo por importes significativos en relación al patrimonio de la compañía o del suyo propio, que comprometan su libertad de opinión.
En la realización de su examen y preparación de su informe el auditor deberá ejercer una adecuada responsabilidad profesional.
Esta norma requiere que el auditor desempeñe su trabajo con el máximo de atención, diligencia y cuidado que pueda esperarse de una persona con sentido de la responsabilidad.
Exige al auditor la obligación de cumplir con las normas relativas a la realización del trabajo y preparación del informe y a cumplir con los códigos de ética profesional establecidos por la profesión.
Normas de ejecución del trabajo
El trabajo de auditoría debe planificarse y ejecutarse adecuadamente y en el caso de que existan ayudantes se les debe supervisar de forma satisfactoria.
El trabajo de auditoría exige una correcta planificación de los métodos y procedimientos a aplicar así como de los papeles de trabajo que servirán de fundamento a las conclusiones del examen.
No es posible, ni sería conveniente, que la totalidad del trabajo sea realizado personalmente por el auditor. Existen labores rutinarias que no requieren la capacidad profesional del auditor y que pueden ser realizadas por ayudantes; por ejemplo, un arqueo de caja, comprobación de operaciones matemáticas, etc. Sin embargo, esta delegación de funciones en los ayudantes no libera al auditor de la responsabilidad personal que tiene en todo el trabajo.
El auditor deberá estudiar, comprobar y realizar el sistema de control interno existente en la empresa para conocer dos aspectos fundamentales:
a. La confianza que le merece como medio de generar información fiable.
b. Determinar el alcance, la naturaleza y el momento de aplicación de los diferentes procedimientos de auditoría.
Las condiciones de la empresa, su forma de operar, la manera de tramitar interiormente los asuntos, las medidas que tiene para controlar la exactitud de las operaciones y su pase a los libros y a los estados financieros son circunstancias particulares de cada empresa que modifican la naturaleza de las pruebas de auditoría que se van a realizar y la extensión y oportunidad con que esas pruebas pueden realizarse.
De ahí que sea absolutamente necesario que el auditor, para poder realizar un trabajo satisfactorio, deba tomar en cuenta esas particularidades de la empresa cuyos estados financieros está examinando.
Por ello es necesario que el auditor estudie y evalúe el control interno de la empresa cuyos estados financieros va a examinar. Este estudio tiene por objeto conocer cómo es dicho control interno no solamente en los planes de la dirección, sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas.
El trabajo de auditoría requiere obtener, mediante la aplicación de procedimientos de auditoría, elementos de juicio válidos y suficientes, tanto en cantidad como en calidad, que permitan obtener una opinión objetiva sobre los estados financieros.
Los elementos de juicio para poder opinar deben ser objetivos y ciertos, deben fundamentarse en la naturaleza de los hechos examinados, habiéndose llegado al conocimiento de los mismos con una seguridad razonable; el juicio definitivo sobre el trabajo de auditoría consiste en decidir si el mismo ha suministrado al auditor material suficiente para fundamentar su opinión profesional.
El material o los elementos de juicio a los que nos referimos se llaman evidencia comprobatoria, y debe ser suficiente en cantidad y calidad.
La evidencia es suficiente en cantidad cuando, por los resultados de una sola prueba, o por la concurrencia de varias, el auditor puede llegar a adquirir la certeza moral de que los hechos que se están tratando de probar o los criterios cuya corrección se está juzgando han quedado satisfactoriamente comprobados.
Existe un grado de seguridad en el que se pueden afirmar hechos y cosas con plena confianza de que no se está haciendo una declaración arriesgada, aun cuando no se tenga la certeza absoluta de ellas. A este grado de seguridad se le llama certeza moral. Ésta es la certeza que el auditor debe lograr para que le sea posible dar su opinión profesional de una manera objetiva y cumpliendo con los deberes de su profesión.
La calidad de la evidencia depende de las circunstancias en que se obtiene.
a. La evidencia que se obtiene de fuentes externas a la empresa proporciona una confianza superior a la obtenida dentro de la empresa.
b. La evidencia que surge de un sistema de control interno fiable es mayor que la que resulta de un sistema de control deficiente.
c. El conocimiento personal que el auditor obtiene de forma directa a través de exámenes físicos, inspecciones, cálculos, etc., es más persuasivo que la información que se obtiene de forma indirecta.
En la realización del trabajo, el auditor siempre debe guiarse por los criterios de importancia relativa y riesgo probable.
El auditor debe enfocar su examen conforme a la importancia de las diferentes partidas.
Por otra parte, el auditor debe aplicar sus procedimientos según el riesgo relativo de error que corre en cada uno de los grupos sometidos a examen.
Al tratar las normas personales, se señalo que el auditor esta obligado a ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia. Aun cuando es difícil definir lo que en cada tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados existen ciertos elementos que por su importancia, deben ser cumplidos. Estos elementos básicos, fundamentales en la ejecución de trabajo, que constituyen la especificación particular, por lo menos al mínimo indispensable, de la exigencia de cuidado y diligencia, son los que constituyen las normas denominadas de ejecución del trabajo.
1-Planeamiento y supervisión: El trabajo de auditoría debe ser planeado adecuadamente y, si se usan ayudantes, estos deben ser supervisados en forma apropiada.
2- Estudio y evaluación del control interno: El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en él, asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar los procedimientos de auditoría.
3- Evidencia suficiente y competente: Mediante sus procedimientos de auditoría, el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para su opinión.
Normas de Información
El resultado final del trabajo de un auditor es su dictamen o informe. Mediante él pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen. Es en lo que va a reposar la confianza de los interesados en los estados financieros para presentarle fe a las declaraciones que en ellos aparecen sobre la situación financiera y los resultados de operación de la empresa. Por último, es principalmente, a través del informe, como el público y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos, es la única parte, de dicho trabajo que queda a su alcance.
1- Aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados
2- Consistencia
3- Revelación suficiente
4- Opinión del auditor
6. Papeles De Trabajo
El auditor debe preparar y mantener los papeles de trabajo, cuya información y contenido deben ser diseñados acorde con las circunstancias particulares de la auditoría que realiza. La información contenida en los papeles de trabajo constituye la principal constancia del trabajo realizado por el auditor y las conclusiones a que ha llegado en lo concerniente a hechos significativos.
Funciones y Naturaleza de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo sirven principalmente para:
A- Proporcionar la sustentación principal del informe del auditor, incluyendo las observaciones, hechos, argumentos, etc., con que respalda el cumplimiento de la norma de ejecución del trabajo, que ésta implícito al referirse en el informe a las normas de auditoria generalmente aceptadas.
b- Una ayuda al auditor al ejecutar y supervisar el trabajo
Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes alcanzadas en su trabajo. Ejemplo de papeles de trabajo son los programas de auditoría, análisis, memorandos, cartas de confirmación y certificación del cliente, extractos de los documentos de la compañía, y cédulas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor, los papeles de trabajo también pueden estar constituidos por informes almacenados en cintas, en películas y otros medios.
Los factores que afectan el juicio del autor en cuanto a la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo para cada auditoria incluyen:
- Naturaleza de la auditoria
- La naturaleza del informe del auditor
- La naturaleza de los estados financieros, cédulas u otra información sobre la cual el auditor esta dictaminado.
- La naturaleza y condiciones de los registros del cliente
- El grado de confiabilidad sobre el sistema de control interno y
- Las necesidades requeridas por las circunstancias particulares en que se desarrolla la supervisión y revisión del trabajo.
Contenido de los papeles de trabajo
La cantidad, tipo y contenido de los papales de trabajo varían de acuerdo a las circunstancias, pero deben ser suficientes para mostrar que los registros de contabilidad están de acuerdo y conciliados con los estados financieros o cualquier
Otra información sobre la cual se está dictaminando y que se ha cumplido con las normas de auditoría aplicables a la ejecución del trabajo.
Los papeles de trabajo normalmente deben incluir documentación que muestre que:
A- El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente, y además indicar que se ha cumplido con la primera norma de auditoria relativa a la ejecución de trabajo.
B- El sistema de control interno ha sido estudiado y evaluado en el grado necesario para determinar si, y en que extensión, otros procedimientos de auditoria deben ser aplicados, indicando el cumplimiento de la norma relativa a la ejecución del trabajo.
C- La evidencia obtenida durante la auditoría, los procedimientos de auditoría aplicados y las pruebas realizadas, han proporcionado suficiente evidencia comprobatoria competente, como respaldo para expresar una opinión sobre bases razonables, indicando el cumplimiento de la norma relativa a la ejecución de trabajo.
Propiedad y custodia de los papales de trabajo
Los papeles de trabajo son propiedad del auditor. Sin embargo, el derecho del auditor sobre los papeles de trabajo está sujeto a aquellas limitaciones impuestas por la ética profesional, establecidas para prevenir la revelación indebida por parte del auditor de asuntos confidenciales relativos al negocio del cliente.
Ciertos papeles del trabajo del auditor pueden servir como una fuente de referencia útil para su cliente, pero no deben ser considerados como parte de, o un sustituto de, los registros de contabilidad del cliente.
El auditor debe adoptar procedimientos razonables a fin de mantener bajo custodia segura sus papeles de trabajo, y de conservarlos por un período suficiente para cumplir con las necesidades de su práctica profesional y satisfacer cualquier otro requerimiento sobre la retención de los mismos.
Los papeles de trabajo son totalmente confidenciales (shién por shién), dado que gran parte de la información que utiliza en la empresa tiene este carácter. El cliente no estaría dispuesto a proporcionar al auditor información a la que no tienen acceso muchos empleados y, por supuesto competidores, si no confía en el secreto profesional de éstos. En los Códigos de Ética de la profesión se recogen normas en este sentido que obligan a todos los profesionales.
La propiedad de los papeles de trabajo es del auditor y nunca se pueden mostrar a terceros si no es con el permiso expreso del cliente, o en virtud de lo expuesto en el artículo 14.2 de la Ley de Auditoría de Cuentas.
Deberán estar siempre bien protegidos contra pérdida, robo o destrucción.
Requisitos en su preparación
Cuando más de una persona interviene en la auditoría, los papeles de trabajo pasan a constituir un medio para comunicar
información y, por tanto, deberán ser lo suficientemente explícitos por sí mismos sin necesidad de realizar aclaraciones de tipo verbal.
Requisitos:
a. Quien prepara el papel de trabajo debe iniciarlo o firmarlo.
b. Quien lo revisa también tiene que firmarlo.
c. Quien supervisa tiene que dejar constancia en los papeles de su opinión sobre aspectos o problemas planteados.
d. Los puntos o materias importantes deben ser resumidos para ser revisados por otros auditores de más experiencia.
e. Debe utilizarse un sistema de referencias muy riguroso y preciso para que se puedan identificar los papeles con rapidez y eficacia.
Archivos de papeles de trabajo
Los papeles de trabajo deben ser archivados de manera que permitan un acceso fácil a la información contenida en los mismos.
Los archivos de los papeles de trabajo de una auditoría generalmente suelen clasificarse en dos tipos: archivo permanente y archivo corriente. Cuando alguno de estos archivos lleva más de una carpeta, debe establecerse el control de la numeración de carpetas, numerando cada carpeta e indicando el número total de carpetas.
Archivo permanente
El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de tener disponible la información que se necesita en forma continua sin tener que reproducir esta información cada año.
El archivo permanente debe contener toda aquella información que es válida en el tiempo y no se refiere exclusivamente a un solo período. Este archivo debe suministrar al equipo de auditoría la mayor parte de la información sobre el negocio del cliente para llevar a cabo una auditoría eficaz y objetiva.
Ventajas del archivo permanente:
a. Hace posible que el análisis y revisión de las cuentas del período sea más riguroso, ya que existe información comparativa con años anteriores.
b. Un más rápido y mejor entendimiento por el auditor de las características principales del negocio del cliente y de la industria.
c. Evita que todos los años se hagan las mismas preguntas al personal del cliente.
d. Reduce el tiempo de ejecución y revisión de la auditoría.
e. Evita muchos problemas en el caso de que sea necesario cambiar el equipo de auditoría.
Archivo corriente
Este archivo recoge todos los papeles de trabajo relacionados con la auditoría específica de un período.
Comprende dos tipos de archivos:
Archivo general.
Archivo de los estados financieros.
7. Indices y marcas de auditoria
Indices
El hecho de asignar índices o claves de identificación que permiten localizar y conocer el lugar exacto donde se encuentra una cédula dentro del expediente o archivo de referencia permanente y el legado de auditoría. Los índices son anotados con lápiz rojo en la parte superior derecha de la cédula de auditoría.
Marcas de auditoria
Los procedimientos de auditoría efectuados se indican mediante símbolos de auditoría. Dichos símbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo. Aunque no exista un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarización de símbolos para una línea de auditoría o para grupos específicos de cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cédulas determinadas.
Esta es una técnica que ahorra tiempo, elimina la necesidad de explicar los procedimientos de auditoría que son similares más de una vez, y elimina la necesidad que el coordinador recorra para atrás y para adelante los papeles de trabajo para encontrar la leyenda estándar.
Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su ubicación en el cuerpo de un papel de trabajo compuesto de anotaciones y cifras escritas en lápiz.
Se debe Evitar los símbolos superpuestos complejos o similares; los números o letras simplemente rodeadas por un círculo proporcionan un orden secuencial y fácil de seguir.
Algunos requisitos y características de las marcas son los siguientes:
- La explicación de las marcas debe ser específica y clara.
- Los procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, análisis, etc.
Las marcas de auditoría son símbolos utilizados por el auditor para señalar en sus papeles de trabajo el tipo de revisión y prueba efectuados los cuales reportan los siguientes beneficios.
- Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar, en una sola ocasión, el trabajo realizado en varias partidas.
- facilita su supervisión al poderse comprender en forma inmediata el trabajo realizado.
8. Técnicas, procedimientos, herramientas y criterios de auditoria
Técnicas
Podemos definir las técnicas de auditoría como los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones, su empleo se basa en su criterio o juicio, según las circunstancias.
Es un método o detalle de procedimiento, esencial en la práctica acertada de cualquier ciencia o arte. En la auditoría. Las técnicas son métodos asequibles para obtener material de evidencia.
Las técnicas y los procedimientos están estrechamente relacionados. Si las técnicas son desacertadas, la auditoría no alcanzará las normas aceptadas de ejecución.
Clases de Técnicas
Las técnicas se clasifican generalmente con base en la acción que se va a efectuar. Estas acciones verificadoras pueden ser oculares, verbales, por escrito, por revisión del contenido de documentos y por examen físico.
Siguiendo esta clasificación las técnicas de auditoría se agrupan específicamente de la siguiente manera:
1. Ocular
2. Verbal
3. Escrita
4. Documental
5. Inspección Física
Procedimientos
Son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen mediante los cuales el contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión.
Es la combinación de dos o más técnicas, mientras que la conjugación de dos o más procedimientos de auditoria derivan los programas de auditoria, y al conjunto de programas de auditoria se le denomina plan de auditoría.
Criterios:
Los criterios de Auditoría Financiera se definen entonces, como las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría general de la Nación, que viene a ser el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la información contable.
9. Muestreo estadistico en auditoria
Consiste en la aplicación de un procedimiento de cumplimiento sustantivo a menos de la totalidad en las partidas que forman el saldo de una cuenta o clase de transacción (muestra), que permitan al auditor obtener y evaluar evidencias de alguna característica del saldo o la transacción y que permite llegar a una conclusión en relación con las características.
Como consecuencia de lo anterior, se puede concluir que la técnica de la selección para muestre en auditoria está basada en la selección al azar o aleatoria, que es la que asegura que todas las partidas dentro del universo o dentro del estrato tiene la misma posibilidad de ser seleccionadas.
Al diseñar una muestra de auditoria, el auditor considerará los siguientes aspectos para definirla:
Los objetivos de la auditoría
El universo
El riesgo y la certidumbre
Error tolerable
Error esperado en el universo
Las técnicas de muestreo.
Al efectuar sus pruebas sustantivas y de cumplimiento sobre los saldos y el control interno, el auditor no selecciona todas las operaciones procesadas durante el ejercicio, ya que el coste del examen sería astronómico y la entrega del informe se demoraría durante meses; utiliza técnicas de muestreo: al examinar una muestra representativa de un amplio grupo de operaciones homogéneas se pueden obtener conclusiones acerca de todo el grupo.
El muestreo se puede definir como el proceso mediante el cual se pueden inferir conclusiones acerca de un conjunto de elementos, denominado universo o población, en base al estudio de una fracción de dichos elementos denominada muestra.
La teoría de probabilidades nos dice que una muestra seleccionada de un gran número de partidas similares tiende a mostrar las mismas características que reflejaría el examen de la serie completa.
Fases:
1. Definición de objetivos. Consiste en especificar en detalle los aspectos que deseamos verificar, bien sea de control interno o de transacciones concretas; especificar las comprobaciones que se efectuarán, los elementos a utilizar y lo que se entiende por error. Estas cuestiones deberán reflejarse en el programa de auditoría.
2. Selección de muestras. Consiste en definir el método a seguir para determinar las unidades concretas que formarán parte de la muestra.
3. Calcular la amplitud de la muestra. Consiste en determinar la cantidad de unidades a seleccionar y que formarán la muestra.
4. Evaluar los resultados en función de los objetivos propuestos.
La selección de las muestras se puede realizar de la forma siguiente:
- Muestras en bloque: incluye generalmente todas las partidas de un período determinado o todas las partidas de una sección de cuentas por orden alfabético.
- Muestreo al azar: En este muestreo todas las partidas que forman el universo deben tener la misma probabilidad de ser seleccionadas.
- Muestreo estratificado: Significa clasificar la población en estratos y posteriormente aplicar el muestreo en cada estrato, principalmente el muestreo en bloque.
Entrevistas
Un auditor de calidad usa varios tipos de herramientas para planificar y llevar a cabo la auditoría(ejecución), como también para analizar y reportar los resultados. El entendimiento de esas herramientas es vital para una efectiva auditoría de calidad. Tanto el auditor como el auditado usan herramientas y técnicas para definir los procesos, identificar y caracterizar problemas y reportar resultados. Un auditor de calidad para determinar si el auditado las está utilizando correctamente y de manera efectiva.
Las entrevistas son una de las fuentes primarias de información para los equipos de auditoría; por lo tanto, los auditores se deben preparar con anticipación para realizarlas. Esto incluye:
- Selección cuidadosa de los entrevistados
- Coordinación, por parte del equipo de auditoría, de la elaboración del calendario con suficiente anticipación para asegurar la participación de los entrevistados y evitar una posible duplicación.
- Revisión de la información disponible
- Revisión de los hallazgos de entrevistas anteriores relacionadas con las entrevistas.
- Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación
Diagrama causa y efecto:
Fue desarrollado por Kaoru Ishikawa en 1943. A este diagrama también se le llama diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado, por su forma parecida a un pescado. Este diagrama se usa cuando existen posibilidades de encontrar causas que dieron origen a un problema o efecto.
La cabeza del pescado estaría representada por el efecto y sus posibles causas estarán en las ramas principales del cuerpo del ¨pescado¨. Estas ramas principales típicamente son las siguientes:
Personas
Equipos
Métodos
Materiales
Ambientes
medida
Otras ramas pueden ser utilizadas dependiendo de efecto que se esté analizando. Por ejemplo si se desea analizar cómo se puede prevenir un error en el diseño de un producto tendríamos las siguientes ramas principales:
Insumo de clientes
Control de diseño
Adiestramiento
Control de documentos.
Cuando se entiende la finalidad de esta herramienta. El auditor comprenderá que la misma puede ser utilizada para analizar un proceso o el resultado de un sistema.
EL CE es una buena herramienta para auditar ya que enfoca al auditor en qué buscar cuando está ejecutando la auditoría como también le enseña la interrelación entre cada una de las características del proceso (ramas principales) con el efecto. Esta herramienta es un complemento del conocimiento que pueda tener el auditor en el proceso auditado.
Encuesta
Es un instrumento de recolección de información que se realiza utilizando un formato de cuestionario conformado por un conjunto de preguntas.
La encuesta sirve básicamente para investigar, indagar o sondear sobre un asunto determinado y/o para medir, una o más variables dentro de una investigación o estudio, dentro de una población objetivo que reúna las condiciones requeridas de acuerdo con el objeto del proyecto o tema.
Las encuestas pueden ser útiles para recopilar la información pertinente para la auditoría. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas, organizaciones, firmas privadas y otras personas que se supone conocen el programa o área de la auditoria, en la cual se interesa o pueden ser aplicadas directamente por los auditores.
Las personas que contesten las encuestas pueden estar asociadas con el programa o área de la auditoria directa o indirectamente como beneficiarios, usuarios, administradores, contratistas o simplemente como posibles fuentes de información que podrían servir de ayuda en la labor de auditoria.
Los resultados de un proceso puede pueden atribuirse a múltiples factores, por lo tanto debe existir una relación de CAUSA – EFECTO entre los mismos.
Cuando se enfrenta un problema complejo, en la mayoría de los casos se procede a efectuar un listado donde se indiquen las diferentes causas, clasificando las variables más importantes que posiblemente generen el problema.
Es difícil resolver un problema si no se dispone de un mecanismo que permita ver totalmente la cadena de causas y efectos.
Mediante la aplicación del Diagrama de Causa – Efecto ó Espina de Pescado es posible determinar las causas que originan determinado efecto o problema y por ende emprender la búsqueda de soluciones. Con este diagrama se pretende:
• Representar visualmente las causas probables del problema o efecto.
• Ayudar al equipo de auditores a identificar causas probables de los problemas o efectos.
• Analizar y eliminar causas de un problema o efecto.
Diagrama de Flujo
Es una representación reticular de un sistema. EL DF contempla el sistema en términos de sus componentes indicando los enlaces entre los componentes.
Muestra el sistema como una red de procesos funcionales, conectados entre si por ¨tuberias¨ y ¨depósitos¨ de datos, y permite describir el movimiento de los datos a través del sistema.
Describe lugares de origen y destino de datos- transformaciones a las que son sometidos los datos- lugares en los que se almacenas los datos dentro del sistema- los canales por donde circulan los datos.
Las técnicas del diagrama de flujo de datos, es una representación gráfica que permite al analista definir entradas, procedimientos y salidas de la información en la organización bajo estudio, permitiendo así comprender los procedimientos existentes con la finalidad de optimizarlos, reflejándolos en el sistema propuesto.
Técnica de Tascoi
Mediante el TASCOI el equipo auditor establece la identidad en uso de la organización, con el propósito de determinar ¿Qué hace realmente la entidad?, ¿Cómo lo hace?, ¿Para qué lo hace?, ¿Quiénes son sus propietarios? Y ¿Cuáles sus clientes?.
La información para su construcción la obtiene el auditor a través de entrevistas con los directivos de la entidad auditada.
La estructura de la herramienta TASCOI es la siguiente:
Transformación: Se refiere a las actividades que la organización hace en el día a día para producir sus bienes y/o servicios.
Actores: Son las personas o funcionarios de la organización que hacen la transformación.
Suministradores o Proveedores: son las personas que proporcionan los recursos, información e insumos para hacer la transformación.
Clientes o Usuarios: Son todas aquellas personas a quienes van dirigidos los productos, bienes o servicios que transforma la organización.
Owners o Dueños: Son quienes pueden decidir cambios en la transformación de la organización, por ejemplo el gerente, el director, las juntas o consejos directivos.
Intervinientes: Son aquellas instituciones del entorno que regulan a las organizaciones que transforman o agregan valor
Desdoblamiento de Complejidad
Es un mapa que permite visualizar las diferentes actividades primarias o misionales que desarrolla una Entidad en su día a día para lograr su propósito. La construcción de este diagrama permite al auditor entender y comprender el negocio de una organización.
Las actividades primarias o misionales son el conjunto de tareas básicas de la Entidad auditada en las cuales se agrega valor al producto o servicio.
Construyendo un diagrama del Desdoblamiento de Complejidad, el auditor puede apreciar las diferentes actividades primarias que constituyen la razón de ser de la Entidad, empezando por el de toda la organización, siguiendo con las actividades primarias claves del primer nivel, del segundo nivel y así sucesivamente hasta identificar claramente las actividades básicas donde se empieza a agregar valor al producto o servicio.
Determinadas las actividades básicas el auditor debe identificar los procesos que las apoyan y los pasos que se dan en cada proceso. La habilidad del auditor al observar la forma como se relacionan los procesos y pasos con el propósito de la actividad básica, le facilitan identificar áreas críticas donde puede focalizar su auditoría.
La herramienta del desdoblamiento de complejidad facilita al auditor analizar las actividades primarias que realiza la organización en cada nivel estructural, le permite relacionar el propósito que se atribuye a la organización al enunciar su identidad, con la estructura organizacional requerida para llevar a cabo éste propósito.
Matriz DOFA
Es una herramienta de comparación que se fundamenta en información proveniente de las matrices de evaluación del factor interno y externo y perfil competitivo. La cotejación de las debilidades y fortalezas internas con las amenazas y oportunidades externas origina estrategias alternativas factibles con el objeto de confrontar factores internas y externas.
Es una técnica que le permite a la empresa ubicarse tanto interna como externamente, tomar correctivos, plantear estrategias y proponer o revaluar los objetivo, a través de: Al interior de la empresa sus Debilidades y Fortalezas, y al exterior sus Amenazas y Oportunidades.
Trabajo enviado por:
Hugo Armando Marin Calv
hamc1[arroba]hotmail.co
1. Tipos de auditoria
2. Sistemas de:
3. Principios de economía
4. Propósitos, alcance y aplicación de las normas de auditoria
5. Normas De Auditoria
6. Papeles De Trabajo
7. Indices y marcas de auditoria
8. Técnicas, procedimientos, herramientas y criterios de auditoria
9. Muestreo estadistico en auditoria
1. Tipos de auditoria
Auditoria Financiera:
Es un proceso cuyo resultado final es la emisión de un informe, en el que el auditor da a conocer su opinión sobre la situación financiera de la empresa, este proceso solo es posible llevarlo a cabo a través de un elemento llamado evidencia de auditoria, ya que el auditor hace su trabajo posterior a las operaciones de la empresa.
Auditoria de cumplimiento:
Es la comprobación o examen de operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatuarias y de procedimientos que le son aplicables.
Esta auditoria se practica mediante la revisión de documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad.
Auditoria de Gestión y resultados:
Tiene por objeto el examen de la gestión de una empresa con el propósito de evaluar la eficacia de sus resultados con respecto a las metas previstas, los recursos humanos, financieros y técnicos utilizados, la organización y coordinación de dichos recursos y los controles establecidos sobre dicha gestión.
Es una herramienta de apoyo efectivo a la gestión empresarial, donde se puede conocer las variables y los distintos tipos de control que se deben producir en la empresa y que estén en condiciones de reconocer y valorar su importancia como elemento que repercute en la competitividad de la misma. Se tiene en cuenta la descripción y análisis del control estratégico, el control de eficacia, cumplimiento de objetivos empresariales, el control operativo o control de ejecución y un análisis del control como factor clave de competitividad.
Auditoria Administrativa:
Es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las faces del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con políticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operación de los reportes y asegurar que la organización los este cumpliendo y respetando.
Es el examen metódico y ordenado de los objetivos de una empresa de su estructura orgánica y de la utilización del elemento humano a fin de informar los hechos investigados.
Su importancia radica en el hecho de que proporciona a los directivos de una organización un panorama sobre la forma como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor o pronta atención.
Auditoria Operativa:
Es el examen posterior, profesional, objetivo y sistemático de la totalidad o parte de las operaciones o actividades de una entidad, proyecto, programa, inversión o contrato en particular, sus unidades integrantes u operacionales específicas.
Su propósito es determinar los grados de efectividad, economía y eficiencia alcanzados por la organización y formular recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas. Relacionada básicamente con los objetivos de eficacia, eficiencia y economía.
Auditoria de gestión ambiental:
La creciente necesidad de controlar el impacto ambiental que generan las actividades humanas ha hecho que dentro de muchos sectores industriales se produzca un incremento de la sensibilización respecto al medio ambiente. Debido a esto, las simples actuaciones para asegurar el cumplimiento legislativo han dado paso a sistemas de gestión medioambiental que permiten estructurar e integrar todos los aspectos medioambientales, coordinando los esfuerzos que realiza la empresa para llegar a objetivos previstos.
Es necesario analizar y conocer en todo momento todos los factores de contaminación que generan las actividades de la empresa, y por este motivo será necesario que dentro del equipo humano se disponga de personas cualificadas para evaluar el posible impacto que se derive de los vectores ambientales. Establecer una forma sistemática de realizar esta evaluación es una herramienta básica para que las conclusiones de las mismas aporten mejoras al sistema de gestión establecido.
La aplicación permanente del concepto mejora continua es un referente que en el campo medioambiental tiene una incidencia práctica constante, y por este motivo la revisión de todos los aspectos relacionados con la minimización del impacto ambiental tiene que ser una acción realizadas sin interrupción.
Auditoria informática de sistemas:
Se ocupa de analizar la actividad que se conoce como técnica de sistemas en todas sus facetas. Hoy, la importancia creciente de las telecomunicaciones ha propiciado que las comunicaciones. Líneas y redes de las instalaciones informáticas, se auditen por separado, aunque formen parte del entorno general de sistemas.
Su finalidad es el examen y análisis de los procedimientos administrativos y de los sistemas de control interno de la compañía auditada. Al finalizar el trabajo realizado, los auditores exponen en su informe aquellos puntos débiles que hayan podido detectar, así como las recomendaciones sobre los cambios convenientes a introducir, en su opinión, en la organización de la compañía.
Normalmente, las empresas funcionan con políticas generales, pero hay procedimientos y métodos, que son términos más operativos. Los procedimientos son también sistemas; si están bien hechos, la empresa funcionará mejor. La auditoría de sistemas analiza todos los procedimientos y métodos de la empresa con la intención de mejorar su eficacia.
Sistemas Operativos.
Engloba los Subsistemas de Teleprocesos, Entrada/Salida, etc. Debe verificarse en primer lugar que los Sistemas están actualizados con las ultimas versiones del fabricante, indagando las causas de las omisiones si las hubieran. El análisis de las versiones de los Sistemas Operativos permite descubrir las posibles incompatibilidad entre otros productos de Software Básicos adquiridos por la instalación y determinadas versiones de aquellas. Deben revisarse los parámetros variables de las librerías más importantes de los Sistemas, por si difieren de los valores habituales aconsejados por el constructor.
Software Básico
Es fundamental para el auditor conocer los productos de software básico que han sido facturados aparte de la propia computadora. Esto, por razones económicas y por razones de comprobación de que la computadora podría funcionar sin el producto adquirido por el cliente. En cuanto al software desarrollado por el personal informático de la empresa, el auditor debe verificar que este no agreda ni condiciona al Sistema Igualmente, debe considerar el esfuerzo en términos de costes, por si hubiera alternativas más económicas.
Auditoria a los planes de desarrollo empresarial
La acción de planear las actividades permite al individuo fijarse metas, delinear los cursos de las acciones a seguir, establecer las reglas de juego, para que el lugar de estar a la defensiva, reaccionando a las circunstancias y eventualidades, haga que las circunstancias y eventualidades se ajusten a su voluntad mediante el establecimiento de un buen plan que le permita prever todos los posibles factores y elementos que pudieran incidir en las acciones, fijarse objetivos que deseen alcanzar, establecer las políticas que deban normar las operaciones y reglamentándolas en sistemas, métodos y procedimiento, que allanen el camino para el buen logro de esos objetivos, colocándolo a la ofensiva, atacando en vez de esperar a ser atacado; es decir, actuando, en vez de estar reaccionando. Anticiparse a los hechos es evitar sorpresas, que en la mayoría de los casos son desagradables.
La auditoría, al igual que cualquier otra actividad, requiere de una buena planeación, que le permitadesarrollarse eficientemente y oportunamente.
2. Sistemas de:
Control interno:
El sistema de control interno es el plan de organización adoptado dentro de una empresa para salvaguardar sus activos y asegurar el adecuado registro de las transacciones comerciales.
El trabajo, en base al análisis de los circuitos administrativos y contables, se dirigen a la evaluación de dicho sistema, verificando que los controles funcionen y cumplan con su objetivo.
Auditoria interna:
Tiene por objeto verificar los diferentes procedimientos y sistemas de control interno establecidos por una empresa con objeto de conocer si funcionan como se había previsto y al mismo tiempo ofrecer a la gerencia posibles cambios o mejoras en los mismos.
La auditoría interna es una pieza fundamental de control en grandes empresas y se estructura, dentro de las mismas, como un departamento que funciona independientemente y depende directamente de la gerencia.
Todas las empresas se preocupan de la salvaguarda de los activos; esto pertenece al control interno. También pertenecen al mismo las normas para cumplir los objetivos.
La auditoría interna verifica si el control interno es eficaz (si se cumplen los objetivos) y propone mejoras para el control interno.
Se llama interna porque normalmente la realiza un auditor interno.
Es una función independiente de evaluación establecida dentro de una organización, para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organización. Es un control cuyas funciones consisten en examinar y evaluar la adecuación y eficiencia de otros controles.
La auditoria interna proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente con las actividades revisadas. Es objeto de la auditoria interna la promoción de un efectivo control a un costo razonable, igualmente apoyar a los miembros de la organización en el desempeño de sus actividades.
Oficina de control interno:
Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
Control externo y Revisoria Fiscal Sinónimo de Auditoría Integral
La revisoría fiscal es un órgano de fiscalización que, en interés de la comunidad, bajo la dirección y responsabilidad del revisor fiscal y con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas, le corresponde dictaminar los estados financieros y revisar y evaluar sistemáticamente los componentes y elementos que integren el control interno, en forma oportuna e independiente en los términos que señala la ley, los estatutos y los pronunciamientos profesionales. De conformidad con el articulo 207 del código de comercio, la revisoría fiscal tiene como objetivos: el examen de la información financiera del ente a fin de expresar una opinión profesional independiente sobre los estados financieros y la evaluación y supervisión de los sistemas de control, con el propósito de que estos le permitan:
- El cumplimiento de la normatividad del ente
- El funcionamiento normal de las operaciones sociales
- La protección de los bienes y valores de propiedad de la sociedad y los que tenga en custodia a cualquier titulo
- La regularidad del sistema contable
- La eficiencia en el cumplimiento del objeto social
- La emisión adecuada y oportuna de certificaciones e informes
- La confianza de los informes que se suministran a los organismos encargados del control y vigilancia del ente.
3. Principios de economía
La economía como ciencia, nace en 1776 con la publicación de la obra de Adam Smith "La riqueza de las naciones". La filosofía de Smith es un puro reflejo del espíritu de aquella época, ya que se creía que el orden newtoniano de la naturaleza, es decir, en un universo mecanista cuya organización armoniosa y benéfica prueba la sabiduría y la bondad de su creador. Newton había encontrado, en la gravitación, el principio que unificaba al mundo físico y moralistas británicos del siglo XVIII, entre ellos Smith, habían propuesto varios principios para intentar integrar el mundo moral y social de una manera similar. Smith de convirtió en el profeta de la sociedad comercial del capitalismo moderno, fundiendo el liberalismo político de Locke con su propio liberalismo económico en el que la iniciativa privada, motivada por las ganancias, propulso las innovaciones tecnológicas de la revolución industrial, de una manera independiente a la intervención del gobierno.
Los principios clásicos contrastaban con las anteriores tendencias del pensamiento económico. Los medievales se habían inclinado hacia la caridad, como forma de resolver el problema económico. Los mercantilistas habían exaltado la prosecución de la ganancia nacional y habían visto en ella la llave del poder y de la abundancia.
Economía: Es la adecuada adquisición y asignación, conforme a las necesidades, de los recursos humanos, físicos, técnicos y naturales, efectuada por las entidades públicas en los diferentes procesos, para maximizar sus resultados.
La Gestión Pública se inicia desde el momento que le son asignados unos recursos a un administrador público, para ser transformados en un bien o servicio. Este hecho le demanda una serie de acciones directas como el de planear el manejo de los mismos en la adquisición, mantenimiento, adecuación, capacitación y conservación; es aquí donde el auditor enfoca el análisis de este principio.
Input previstos-input reales. Cuando, ante lo previsto, se consume realmente menos input, se es más económico.
Eficiencia: Es la relación existente entre los recursos y los insumos utilizados frente a los resultados obtenidos al menor costo en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad. Tiene dos medidas esenciales: técnica y económica. La técnica es el resultado de su medición en términos físicos (productividad) y la economía en términos monetarios (costos).
Una operación eficiente produce la máxima cantidad de bienes, servicios con una cantidad determinada de recursos o, utiliza una cantidad mínima de recursos para proveer una cantidad y calidad determinada de bienes y servicios.
Es hacer las cosas bien, tener resultados exitosos dentro de la empresa. Tiene que ver con la relación input-output. A un mismo producto, quien consuma menos factor es más eficiente; y a igualdad de factores, quien produzca más output es más eficiente.
Eficacia: La eficacia puede ser definida como el éxito de un programa o de una actividad para el logro de los objetivos y metas predeterminados en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y servicios producidos. Es el logro de resultados de manera oportuna guardando relación con los objetivos y metas planteadas. Es alcanzar resultados con el mínimo numero de recursos. Consiste en cumplir los objetivos.
Equidad: Estudia el desarrollo de la administración, identificando los receptores de su acción económica y la distribución de costos y beneficios entre los diferentes agentes económicos; de bienes y servicios entre individuos de una misma categoría esencial.
4. Propósitos, alcance y aplicación de las normas de auditoria
La ejecución de un trabajo de auditoria conforme a las directrices debe organizarse y documentarse de forma apropiada con el fin de que pueda delegarse entre los colaboradores del equipo, de forma que cada uno de ellos conozca detalladamente qué debe hacer y a qué objetivo final debe dirigir su esfuerzo. Que el trabajo quede registrado de manera que permita su revisión, evaluación y obtención de conclusiones en las que fundamentar una opinión sobre la información contable sujeta a auditoria.
La necesidad de planificar, controlar y documentar el trabajo es independiente del tamaño del cliente. Los objetivos perseguidos con la planificación y control son; mejorar el nivel de eficiencia, con la consiguiente reducción de tiempo necesario, y mejora del servicio al cliente, garantizar que la auditoría se ejecutará adecuadamente, mejorar las relaciones con los clientes y permitir al personal un mayor grado de satisfacción en el trabajo.
Habitualmente es necesario preparar alguna forma de plan escrito antes de iniciar cualquier trabajo de auditoria. No obstante su grado de detalle y formalización dependerá de muchos factores, por ejemplo, del numero de personas involucradas y de sí están o no ubicadas en la misma oficina o el mismo país.
Las normas de auditoría incluyen la estipulación de que el trabajo ha de ser adecuadamente planeado
Las normas de auditoria controlan la naturaleza y alcance de la evidencia que ha de obtenerse por medio de procedimientos de auditoría, una norma es un patrón de medida de los procedimientos aplicados con aceptabilidad general en función de los resultados obtenidos.
5. Normas De Auditoria
Definición de las Normas
Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los principios fundamentales de auditoria a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.
Las NAGAS tienen su origen en los boletines (Statement on Auditing Estándar-SAS) emitidos por el comité de Auditoria de Instituto Americano de Contadores públicos de los estados Unidos de Norteamérica en el año 1948.
Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor
La auditoria debe ser efectuadas por personal que tiene el entrenamiento técnico y pericia como auditor como se aprecia de esta norma, no solo basta ser contador Público para ejercer la función de auditor, sino que además se requiere tener entrenamiento técnico adecuado y pericia como auditor. Es decir además de los conocimientos técnicos obtenidos en la universidad, se requiere de la aplicación práctica en el campo de una buena dirección y supervisión. Este adiestramiento, capacitación y práctica constante forma la madurez del juicio del auditor, a base de la experiencia acumulada en sus diferentes intervenciones, encontrándose recién en condiciones de ejercer la auditoria como especialidad. Lo contrario seria negar su propia existencia por cuanto no garantizará calidad profesional a los usuarios, esto a pesar de que se multiplique las normas para regular su actuación
En todos los asuntos relacionados con la Auditoria, el auditor debe mantener independencia de criterio. La independencia puede concebirse como la libertad profesional que le asiste al auditor para expresar su opinión libre de presiones(políticas, religiosas, familiares, etc.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo).
Se requiere entonces objetividad imparcial en su actuación profesional. Si bien es cierto, la independencia de criterio es una actitud mental, el auditor no solamente debe ¨serlo¨, sino también ¨parecerlo¨, es decir. cuidar su imagen ante los usuarios de su informe, que no sólo es el cliente que lo contrató sino también los demás interesados (bancos, trabajadores, estados, pueblo, etc.)
Normas De Auditoria
Definición
Normas de auditoría son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y la información que rinde como resultado de este trabajo.
De acuerdo con lo anterior, las normas de la auditoría se agrupan en:
Normas personales
Se refiere a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter profesional de la auditoria impone, un trabajo de este tipo. Existen cualidades que el auditor debe tener preadquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de auditoría y cualidades que deben de mantener durante toda su vida profesional.
1- Entrenamiento y capacidad profesional: El trabajo de auditoría debe ser desempeñado por personas que, teniendo titulo profesional legalmente expedido y reconocido, tenga entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como auditores.
2- Independencia: El auditor está obligado a mantener una independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.
3- Cuidado o esmero profesional: El auditor esta obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonable en la realización de su examen y en la preparación de su dictamen o informe.
El trabajo de auditoría debe ser realizado por persona o personas que, teniendo formación técnica adecuada, puedan demostrar experiencia y capacidad profesional como auditores.
La formación técnica se obtiene, generalmente, en la universidad, escuelas técnicas e institutos profesionales.
La Octava Directiva de la UE establece que la formación profesional de los auditores requiere el poseer un nivel universitario, seguido por un curso de enseñanza especializada avanzada y pasar un examen de competencia profesional. Personas con formación educativa diferente a la universitaria pueden tener acceso al examen de competencia profesional siempre que demuestren que tienen 15 años de experiencia o bien 7 años, pero en este caso deberán pasar por una experiencia práctica de 3 años con un auditor profesional.
Experiencia profesional: la Octava Directiva exige una experiencia práctica de tres años, dos de los cuales al cargo de otro auditor autorizado para practicar la profesión, habiendo quedado igualmente establecido en nuestra Ley de Auditoría.
Capacidad profesional: la formación técnica es un fundamento indispensable de la capacidad profesional; sin embargo, ésta última requiere una madurez de juicio que no se logra simplemente con la formación técnica.
El auditor o auditores están obligados a mantener una posición de independencia en su trabajo profesional con objeto de lograr imparcialidad y objetividad en sus juicios.
Si una auditoría ha de ser efectiva y digna de confianza debe ser realizada por alguien que tenga la suficiente independencia con respecto a las personas cuya labor está examinando, y por tanto puede emitir una opinión totalmente objetiva.
El auditor deberá evitar cualquier relación con su cliente que haga dudar a un tercero de su independencia.
Cualidades principales referentes a esta norma:
Conducta: La conducta del auditor externo debe ser tal que no permita que se exponga a presiones que lo obliguen a aceptar o silenciar hechos que alterarían la corrección de su informe.
Ecuanimidad: La actitud del auditor externo debe ser totalmente libre de prejuicios. Debe colocarse en una posición imparcial respecto al cliente, a sus directivos y accionistas.
Parentesco y amistad: El auditor externo debe evaluar si por razones de parentesco o amistad puede verse afectada su posición de independencia.
Independencia económica: El auditor externo no debe tener intereses comunes con su cliente. No puede tener relación de dependencia ni ser directivo del ente examinado, ni tampoco ser accionista, deudor, acreedor o garante del mismo por importes significativos en relación al patrimonio de la compañía o del suyo propio, que comprometan su libertad de opinión.
En la realización de su examen y preparación de su informe el auditor deberá ejercer una adecuada responsabilidad profesional.
Esta norma requiere que el auditor desempeñe su trabajo con el máximo de atención, diligencia y cuidado que pueda esperarse de una persona con sentido de la responsabilidad.
Exige al auditor la obligación de cumplir con las normas relativas a la realización del trabajo y preparación del informe y a cumplir con los códigos de ética profesional establecidos por la profesión.
Normas de ejecución del trabajo
El trabajo de auditoría debe planificarse y ejecutarse adecuadamente y en el caso de que existan ayudantes se les debe supervisar de forma satisfactoria.
El trabajo de auditoría exige una correcta planificación de los métodos y procedimientos a aplicar así como de los papeles de trabajo que servirán de fundamento a las conclusiones del examen.
No es posible, ni sería conveniente, que la totalidad del trabajo sea realizado personalmente por el auditor. Existen labores rutinarias que no requieren la capacidad profesional del auditor y que pueden ser realizadas por ayudantes; por ejemplo, un arqueo de caja, comprobación de operaciones matemáticas, etc. Sin embargo, esta delegación de funciones en los ayudantes no libera al auditor de la responsabilidad personal que tiene en todo el trabajo.
El auditor deberá estudiar, comprobar y realizar el sistema de control interno existente en la empresa para conocer dos aspectos fundamentales:
a. La confianza que le merece como medio de generar información fiable.
b. Determinar el alcance, la naturaleza y el momento de aplicación de los diferentes procedimientos de auditoría.
Las condiciones de la empresa, su forma de operar, la manera de tramitar interiormente los asuntos, las medidas que tiene para controlar la exactitud de las operaciones y su pase a los libros y a los estados financieros son circunstancias particulares de cada empresa que modifican la naturaleza de las pruebas de auditoría que se van a realizar y la extensión y oportunidad con que esas pruebas pueden realizarse.
De ahí que sea absolutamente necesario que el auditor, para poder realizar un trabajo satisfactorio, deba tomar en cuenta esas particularidades de la empresa cuyos estados financieros está examinando.
Por ello es necesario que el auditor estudie y evalúe el control interno de la empresa cuyos estados financieros va a examinar. Este estudio tiene por objeto conocer cómo es dicho control interno no solamente en los planes de la dirección, sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas.
El trabajo de auditoría requiere obtener, mediante la aplicación de procedimientos de auditoría, elementos de juicio válidos y suficientes, tanto en cantidad como en calidad, que permitan obtener una opinión objetiva sobre los estados financieros.
Los elementos de juicio para poder opinar deben ser objetivos y ciertos, deben fundamentarse en la naturaleza de los hechos examinados, habiéndose llegado al conocimiento de los mismos con una seguridad razonable; el juicio definitivo sobre el trabajo de auditoría consiste en decidir si el mismo ha suministrado al auditor material suficiente para fundamentar su opinión profesional.
El material o los elementos de juicio a los que nos referimos se llaman evidencia comprobatoria, y debe ser suficiente en cantidad y calidad.
La evidencia es suficiente en cantidad cuando, por los resultados de una sola prueba, o por la concurrencia de varias, el auditor puede llegar a adquirir la certeza moral de que los hechos que se están tratando de probar o los criterios cuya corrección se está juzgando han quedado satisfactoriamente comprobados.
Existe un grado de seguridad en el que se pueden afirmar hechos y cosas con plena confianza de que no se está haciendo una declaración arriesgada, aun cuando no se tenga la certeza absoluta de ellas. A este grado de seguridad se le llama certeza moral. Ésta es la certeza que el auditor debe lograr para que le sea posible dar su opinión profesional de una manera objetiva y cumpliendo con los deberes de su profesión.
La calidad de la evidencia depende de las circunstancias en que se obtiene.
a. La evidencia que se obtiene de fuentes externas a la empresa proporciona una confianza superior a la obtenida dentro de la empresa.
b. La evidencia que surge de un sistema de control interno fiable es mayor que la que resulta de un sistema de control deficiente.
c. El conocimiento personal que el auditor obtiene de forma directa a través de exámenes físicos, inspecciones, cálculos, etc., es más persuasivo que la información que se obtiene de forma indirecta.
En la realización del trabajo, el auditor siempre debe guiarse por los criterios de importancia relativa y riesgo probable.
El auditor debe enfocar su examen conforme a la importancia de las diferentes partidas.
Por otra parte, el auditor debe aplicar sus procedimientos según el riesgo relativo de error que corre en cada uno de los grupos sometidos a examen.
Al tratar las normas personales, se señalo que el auditor esta obligado a ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia. Aun cuando es difícil definir lo que en cada tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados existen ciertos elementos que por su importancia, deben ser cumplidos. Estos elementos básicos, fundamentales en la ejecución de trabajo, que constituyen la especificación particular, por lo menos al mínimo indispensable, de la exigencia de cuidado y diligencia, son los que constituyen las normas denominadas de ejecución del trabajo.
1-Planeamiento y supervisión: El trabajo de auditoría debe ser planeado adecuadamente y, si se usan ayudantes, estos deben ser supervisados en forma apropiada.
2- Estudio y evaluación del control interno: El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en él, asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar los procedimientos de auditoría.
3- Evidencia suficiente y competente: Mediante sus procedimientos de auditoría, el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para su opinión.
Normas de Información
El resultado final del trabajo de un auditor es su dictamen o informe. Mediante él pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen. Es en lo que va a reposar la confianza de los interesados en los estados financieros para presentarle fe a las declaraciones que en ellos aparecen sobre la situación financiera y los resultados de operación de la empresa. Por último, es principalmente, a través del informe, como el público y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos, es la única parte, de dicho trabajo que queda a su alcance.
1- Aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados
2- Consistencia
3- Revelación suficiente
4- Opinión del auditor
6. Papeles De Trabajo
El auditor debe preparar y mantener los papeles de trabajo, cuya información y contenido deben ser diseñados acorde con las circunstancias particulares de la auditoría que realiza. La información contenida en los papeles de trabajo constituye la principal constancia del trabajo realizado por el auditor y las conclusiones a que ha llegado en lo concerniente a hechos significativos.
Funciones y Naturaleza de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo sirven principalmente para:
A- Proporcionar la sustentación principal del informe del auditor, incluyendo las observaciones, hechos, argumentos, etc., con que respalda el cumplimiento de la norma de ejecución del trabajo, que ésta implícito al referirse en el informe a las normas de auditoria generalmente aceptadas.
b- Una ayuda al auditor al ejecutar y supervisar el trabajo
Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes alcanzadas en su trabajo. Ejemplo de papeles de trabajo son los programas de auditoría, análisis, memorandos, cartas de confirmación y certificación del cliente, extractos de los documentos de la compañía, y cédulas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor, los papeles de trabajo también pueden estar constituidos por informes almacenados en cintas, en películas y otros medios.
Los factores que afectan el juicio del autor en cuanto a la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo para cada auditoria incluyen:
- Naturaleza de la auditoria
- La naturaleza del informe del auditor
- La naturaleza de los estados financieros, cédulas u otra información sobre la cual el auditor esta dictaminado.
- La naturaleza y condiciones de los registros del cliente
- El grado de confiabilidad sobre el sistema de control interno y
- Las necesidades requeridas por las circunstancias particulares en que se desarrolla la supervisión y revisión del trabajo.
Contenido de los papeles de trabajo
La cantidad, tipo y contenido de los papales de trabajo varían de acuerdo a las circunstancias, pero deben ser suficientes para mostrar que los registros de contabilidad están de acuerdo y conciliados con los estados financieros o cualquier
Otra información sobre la cual se está dictaminando y que se ha cumplido con las normas de auditoría aplicables a la ejecución del trabajo.
Los papeles de trabajo normalmente deben incluir documentación que muestre que:
A- El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente, y además indicar que se ha cumplido con la primera norma de auditoria relativa a la ejecución de trabajo.
B- El sistema de control interno ha sido estudiado y evaluado en el grado necesario para determinar si, y en que extensión, otros procedimientos de auditoria deben ser aplicados, indicando el cumplimiento de la norma relativa a la ejecución del trabajo.
C- La evidencia obtenida durante la auditoría, los procedimientos de auditoría aplicados y las pruebas realizadas, han proporcionado suficiente evidencia comprobatoria competente, como respaldo para expresar una opinión sobre bases razonables, indicando el cumplimiento de la norma relativa a la ejecución de trabajo.
Propiedad y custodia de los papales de trabajo
Los papeles de trabajo son propiedad del auditor. Sin embargo, el derecho del auditor sobre los papeles de trabajo está sujeto a aquellas limitaciones impuestas por la ética profesional, establecidas para prevenir la revelación indebida por parte del auditor de asuntos confidenciales relativos al negocio del cliente.
Ciertos papeles del trabajo del auditor pueden servir como una fuente de referencia útil para su cliente, pero no deben ser considerados como parte de, o un sustituto de, los registros de contabilidad del cliente.
El auditor debe adoptar procedimientos razonables a fin de mantener bajo custodia segura sus papeles de trabajo, y de conservarlos por un período suficiente para cumplir con las necesidades de su práctica profesional y satisfacer cualquier otro requerimiento sobre la retención de los mismos.
Los papeles de trabajo son totalmente confidenciales (shién por shién), dado que gran parte de la información que utiliza en la empresa tiene este carácter. El cliente no estaría dispuesto a proporcionar al auditor información a la que no tienen acceso muchos empleados y, por supuesto competidores, si no confía en el secreto profesional de éstos. En los Códigos de Ética de la profesión se recogen normas en este sentido que obligan a todos los profesionales.
La propiedad de los papeles de trabajo es del auditor y nunca se pueden mostrar a terceros si no es con el permiso expreso del cliente, o en virtud de lo expuesto en el artículo 14.2 de la Ley de Auditoría de Cuentas.
Deberán estar siempre bien protegidos contra pérdida, robo o destrucción.
Requisitos en su preparación
Cuando más de una persona interviene en la auditoría, los papeles de trabajo pasan a constituir un medio para comunicar
información y, por tanto, deberán ser lo suficientemente explícitos por sí mismos sin necesidad de realizar aclaraciones de tipo verbal.
Requisitos:
a. Quien prepara el papel de trabajo debe iniciarlo o firmarlo.
b. Quien lo revisa también tiene que firmarlo.
c. Quien supervisa tiene que dejar constancia en los papeles de su opinión sobre aspectos o problemas planteados.
d. Los puntos o materias importantes deben ser resumidos para ser revisados por otros auditores de más experiencia.
e. Debe utilizarse un sistema de referencias muy riguroso y preciso para que se puedan identificar los papeles con rapidez y eficacia.
Archivos de papeles de trabajo
Los papeles de trabajo deben ser archivados de manera que permitan un acceso fácil a la información contenida en los mismos.
Los archivos de los papeles de trabajo de una auditoría generalmente suelen clasificarse en dos tipos: archivo permanente y archivo corriente. Cuando alguno de estos archivos lleva más de una carpeta, debe establecerse el control de la numeración de carpetas, numerando cada carpeta e indicando el número total de carpetas.
Archivo permanente
El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de tener disponible la información que se necesita en forma continua sin tener que reproducir esta información cada año.
El archivo permanente debe contener toda aquella información que es válida en el tiempo y no se refiere exclusivamente a un solo período. Este archivo debe suministrar al equipo de auditoría la mayor parte de la información sobre el negocio del cliente para llevar a cabo una auditoría eficaz y objetiva.
Ventajas del archivo permanente:
a. Hace posible que el análisis y revisión de las cuentas del período sea más riguroso, ya que existe información comparativa con años anteriores.
b. Un más rápido y mejor entendimiento por el auditor de las características principales del negocio del cliente y de la industria.
c. Evita que todos los años se hagan las mismas preguntas al personal del cliente.
d. Reduce el tiempo de ejecución y revisión de la auditoría.
e. Evita muchos problemas en el caso de que sea necesario cambiar el equipo de auditoría.
Archivo corriente
Este archivo recoge todos los papeles de trabajo relacionados con la auditoría específica de un período.
Comprende dos tipos de archivos:
Archivo general.
Archivo de los estados financieros.
7. Indices y marcas de auditoria
Indices
El hecho de asignar índices o claves de identificación que permiten localizar y conocer el lugar exacto donde se encuentra una cédula dentro del expediente o archivo de referencia permanente y el legado de auditoría. Los índices son anotados con lápiz rojo en la parte superior derecha de la cédula de auditoría.
Marcas de auditoria
Los procedimientos de auditoría efectuados se indican mediante símbolos de auditoría. Dichos símbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo. Aunque no exista un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarización de símbolos para una línea de auditoría o para grupos específicos de cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cédulas determinadas.
Esta es una técnica que ahorra tiempo, elimina la necesidad de explicar los procedimientos de auditoría que son similares más de una vez, y elimina la necesidad que el coordinador recorra para atrás y para adelante los papeles de trabajo para encontrar la leyenda estándar.
Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su ubicación en el cuerpo de un papel de trabajo compuesto de anotaciones y cifras escritas en lápiz.
Se debe Evitar los símbolos superpuestos complejos o similares; los números o letras simplemente rodeadas por un círculo proporcionan un orden secuencial y fácil de seguir.
Algunos requisitos y características de las marcas son los siguientes:
- La explicación de las marcas debe ser específica y clara.
- Los procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, análisis, etc.
Las marcas de auditoría son símbolos utilizados por el auditor para señalar en sus papeles de trabajo el tipo de revisión y prueba efectuados los cuales reportan los siguientes beneficios.
- Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar, en una sola ocasión, el trabajo realizado en varias partidas.
- facilita su supervisión al poderse comprender en forma inmediata el trabajo realizado.
8. Técnicas, procedimientos, herramientas y criterios de auditoria
Técnicas
Podemos definir las técnicas de auditoría como los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones, su empleo se basa en su criterio o juicio, según las circunstancias.
Es un método o detalle de procedimiento, esencial en la práctica acertada de cualquier ciencia o arte. En la auditoría. Las técnicas son métodos asequibles para obtener material de evidencia.
Las técnicas y los procedimientos están estrechamente relacionados. Si las técnicas son desacertadas, la auditoría no alcanzará las normas aceptadas de ejecución.
Clases de Técnicas
Las técnicas se clasifican generalmente con base en la acción que se va a efectuar. Estas acciones verificadoras pueden ser oculares, verbales, por escrito, por revisión del contenido de documentos y por examen físico.
Siguiendo esta clasificación las técnicas de auditoría se agrupan específicamente de la siguiente manera:
1. Ocular
2. Verbal
3. Escrita
4. Documental
5. Inspección Física
Procedimientos
Son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen mediante los cuales el contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión.
Es la combinación de dos o más técnicas, mientras que la conjugación de dos o más procedimientos de auditoria derivan los programas de auditoria, y al conjunto de programas de auditoria se le denomina plan de auditoría.
Criterios:
Los criterios de Auditoría Financiera se definen entonces, como las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría general de la Nación, que viene a ser el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la información contable.
9. Muestreo estadistico en auditoria
Consiste en la aplicación de un procedimiento de cumplimiento sustantivo a menos de la totalidad en las partidas que forman el saldo de una cuenta o clase de transacción (muestra), que permitan al auditor obtener y evaluar evidencias de alguna característica del saldo o la transacción y que permite llegar a una conclusión en relación con las características.
Como consecuencia de lo anterior, se puede concluir que la técnica de la selección para muestre en auditoria está basada en la selección al azar o aleatoria, que es la que asegura que todas las partidas dentro del universo o dentro del estrato tiene la misma posibilidad de ser seleccionadas.
Al diseñar una muestra de auditoria, el auditor considerará los siguientes aspectos para definirla:
Los objetivos de la auditoría
El universo
El riesgo y la certidumbre
Error tolerable
Error esperado en el universo
Las técnicas de muestreo.
Al efectuar sus pruebas sustantivas y de cumplimiento sobre los saldos y el control interno, el auditor no selecciona todas las operaciones procesadas durante el ejercicio, ya que el coste del examen sería astronómico y la entrega del informe se demoraría durante meses; utiliza técnicas de muestreo: al examinar una muestra representativa de un amplio grupo de operaciones homogéneas se pueden obtener conclusiones acerca de todo el grupo.
El muestreo se puede definir como el proceso mediante el cual se pueden inferir conclusiones acerca de un conjunto de elementos, denominado universo o población, en base al estudio de una fracción de dichos elementos denominada muestra.
La teoría de probabilidades nos dice que una muestra seleccionada de un gran número de partidas similares tiende a mostrar las mismas características que reflejaría el examen de la serie completa.
Fases:
1. Definición de objetivos. Consiste en especificar en detalle los aspectos que deseamos verificar, bien sea de control interno o de transacciones concretas; especificar las comprobaciones que se efectuarán, los elementos a utilizar y lo que se entiende por error. Estas cuestiones deberán reflejarse en el programa de auditoría.
2. Selección de muestras. Consiste en definir el método a seguir para determinar las unidades concretas que formarán parte de la muestra.
3. Calcular la amplitud de la muestra. Consiste en determinar la cantidad de unidades a seleccionar y que formarán la muestra.
4. Evaluar los resultados en función de los objetivos propuestos.
La selección de las muestras se puede realizar de la forma siguiente:
- Muestras en bloque: incluye generalmente todas las partidas de un período determinado o todas las partidas de una sección de cuentas por orden alfabético.
- Muestreo al azar: En este muestreo todas las partidas que forman el universo deben tener la misma probabilidad de ser seleccionadas.
- Muestreo estratificado: Significa clasificar la población en estratos y posteriormente aplicar el muestreo en cada estrato, principalmente el muestreo en bloque.
Entrevistas
Un auditor de calidad usa varios tipos de herramientas para planificar y llevar a cabo la auditoría(ejecución), como también para analizar y reportar los resultados. El entendimiento de esas herramientas es vital para una efectiva auditoría de calidad. Tanto el auditor como el auditado usan herramientas y técnicas para definir los procesos, identificar y caracterizar problemas y reportar resultados. Un auditor de calidad para determinar si el auditado las está utilizando correctamente y de manera efectiva.
Las entrevistas son una de las fuentes primarias de información para los equipos de auditoría; por lo tanto, los auditores se deben preparar con anticipación para realizarlas. Esto incluye:
- Selección cuidadosa de los entrevistados
- Coordinación, por parte del equipo de auditoría, de la elaboración del calendario con suficiente anticipación para asegurar la participación de los entrevistados y evitar una posible duplicación.
- Revisión de la información disponible
- Revisión de los hallazgos de entrevistas anteriores relacionadas con las entrevistas.
- Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación
Diagrama causa y efecto:
Fue desarrollado por Kaoru Ishikawa en 1943. A este diagrama también se le llama diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado, por su forma parecida a un pescado. Este diagrama se usa cuando existen posibilidades de encontrar causas que dieron origen a un problema o efecto.
La cabeza del pescado estaría representada por el efecto y sus posibles causas estarán en las ramas principales del cuerpo del ¨pescado¨. Estas ramas principales típicamente son las siguientes:
Personas
Equipos
Métodos
Materiales
Ambientes
medida
Otras ramas pueden ser utilizadas dependiendo de efecto que se esté analizando. Por ejemplo si se desea analizar cómo se puede prevenir un error en el diseño de un producto tendríamos las siguientes ramas principales:
Insumo de clientes
Control de diseño
Adiestramiento
Control de documentos.
Cuando se entiende la finalidad de esta herramienta. El auditor comprenderá que la misma puede ser utilizada para analizar un proceso o el resultado de un sistema.
EL CE es una buena herramienta para auditar ya que enfoca al auditor en qué buscar cuando está ejecutando la auditoría como también le enseña la interrelación entre cada una de las características del proceso (ramas principales) con el efecto. Esta herramienta es un complemento del conocimiento que pueda tener el auditor en el proceso auditado.
Encuesta
Es un instrumento de recolección de información que se realiza utilizando un formato de cuestionario conformado por un conjunto de preguntas.
La encuesta sirve básicamente para investigar, indagar o sondear sobre un asunto determinado y/o para medir, una o más variables dentro de una investigación o estudio, dentro de una población objetivo que reúna las condiciones requeridas de acuerdo con el objeto del proyecto o tema.
Las encuestas pueden ser útiles para recopilar la información pertinente para la auditoría. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas, organizaciones, firmas privadas y otras personas que se supone conocen el programa o área de la auditoria, en la cual se interesa o pueden ser aplicadas directamente por los auditores.
Las personas que contesten las encuestas pueden estar asociadas con el programa o área de la auditoria directa o indirectamente como beneficiarios, usuarios, administradores, contratistas o simplemente como posibles fuentes de información que podrían servir de ayuda en la labor de auditoria.
Los resultados de un proceso puede pueden atribuirse a múltiples factores, por lo tanto debe existir una relación de CAUSA – EFECTO entre los mismos.
Cuando se enfrenta un problema complejo, en la mayoría de los casos se procede a efectuar un listado donde se indiquen las diferentes causas, clasificando las variables más importantes que posiblemente generen el problema.
Es difícil resolver un problema si no se dispone de un mecanismo que permita ver totalmente la cadena de causas y efectos.
Mediante la aplicación del Diagrama de Causa – Efecto ó Espina de Pescado es posible determinar las causas que originan determinado efecto o problema y por ende emprender la búsqueda de soluciones. Con este diagrama se pretende:
• Representar visualmente las causas probables del problema o efecto.
• Ayudar al equipo de auditores a identificar causas probables de los problemas o efectos.
• Analizar y eliminar causas de un problema o efecto.
Diagrama de Flujo
Es una representación reticular de un sistema. EL DF contempla el sistema en términos de sus componentes indicando los enlaces entre los componentes.
Muestra el sistema como una red de procesos funcionales, conectados entre si por ¨tuberias¨ y ¨depósitos¨ de datos, y permite describir el movimiento de los datos a través del sistema.
Describe lugares de origen y destino de datos- transformaciones a las que son sometidos los datos- lugares en los que se almacenas los datos dentro del sistema- los canales por donde circulan los datos.
Las técnicas del diagrama de flujo de datos, es una representación gráfica que permite al analista definir entradas, procedimientos y salidas de la información en la organización bajo estudio, permitiendo así comprender los procedimientos existentes con la finalidad de optimizarlos, reflejándolos en el sistema propuesto.
Técnica de Tascoi
Mediante el TASCOI el equipo auditor establece la identidad en uso de la organización, con el propósito de determinar ¿Qué hace realmente la entidad?, ¿Cómo lo hace?, ¿Para qué lo hace?, ¿Quiénes son sus propietarios? Y ¿Cuáles sus clientes?.
La información para su construcción la obtiene el auditor a través de entrevistas con los directivos de la entidad auditada.
La estructura de la herramienta TASCOI es la siguiente:
Transformación: Se refiere a las actividades que la organización hace en el día a día para producir sus bienes y/o servicios.
Actores: Son las personas o funcionarios de la organización que hacen la transformación.
Suministradores o Proveedores: son las personas que proporcionan los recursos, información e insumos para hacer la transformación.
Clientes o Usuarios: Son todas aquellas personas a quienes van dirigidos los productos, bienes o servicios que transforma la organización.
Owners o Dueños: Son quienes pueden decidir cambios en la transformación de la organización, por ejemplo el gerente, el director, las juntas o consejos directivos.
Intervinientes: Son aquellas instituciones del entorno que regulan a las organizaciones que transforman o agregan valor
Desdoblamiento de Complejidad
Es un mapa que permite visualizar las diferentes actividades primarias o misionales que desarrolla una Entidad en su día a día para lograr su propósito. La construcción de este diagrama permite al auditor entender y comprender el negocio de una organización.
Las actividades primarias o misionales son el conjunto de tareas básicas de la Entidad auditada en las cuales se agrega valor al producto o servicio.
Construyendo un diagrama del Desdoblamiento de Complejidad, el auditor puede apreciar las diferentes actividades primarias que constituyen la razón de ser de la Entidad, empezando por el de toda la organización, siguiendo con las actividades primarias claves del primer nivel, del segundo nivel y así sucesivamente hasta identificar claramente las actividades básicas donde se empieza a agregar valor al producto o servicio.
Determinadas las actividades básicas el auditor debe identificar los procesos que las apoyan y los pasos que se dan en cada proceso. La habilidad del auditor al observar la forma como se relacionan los procesos y pasos con el propósito de la actividad básica, le facilitan identificar áreas críticas donde puede focalizar su auditoría.
La herramienta del desdoblamiento de complejidad facilita al auditor analizar las actividades primarias que realiza la organización en cada nivel estructural, le permite relacionar el propósito que se atribuye a la organización al enunciar su identidad, con la estructura organizacional requerida para llevar a cabo éste propósito.
Matriz DOFA
Es una herramienta de comparación que se fundamenta en información proveniente de las matrices de evaluación del factor interno y externo y perfil competitivo. La cotejación de las debilidades y fortalezas internas con las amenazas y oportunidades externas origina estrategias alternativas factibles con el objeto de confrontar factores internas y externas.
Es una técnica que le permite a la empresa ubicarse tanto interna como externamente, tomar correctivos, plantear estrategias y proponer o revaluar los objetivo, a través de: Al interior de la empresa sus Debilidades y Fortalezas, y al exterior sus Amenazas y Oportunidades.
Trabajo enviado por:
Hugo Armando Marin Calv
hamc1[arroba]hotmail.co
miércoles, 2 de julio de 2008
AUDITORÍA AL SUBSISTEMA DE CAJA Y BANCO
Autor: Beatriz Garrido González y Lilian González Barea
Auditoria y control interno
25-03-2008
Cumpliendo orientación del Director General de la Empresa Eléctrica Las Tunas, se procedió a ejecutar la Auditoría de referencia según la Orden de Trabajo No. 08/2007, siendo objeto de revisión las operaciones realizadas con cierre 30 de Noviembre de 2007.
Los objetivos de la auditoria:
1. Comprobar que los saldos que a parecen en los estados financieros del Efectivo en Caja y Banco reflejen razonablemente las operaciones efectuadas y las existencias reales que mantiene la unidad de efectivos y valores en Caja así como la correcta aplicación del manual de procedimiento de Caja y Banco.
El alcance de la auditoría abarcó las operaciones realizadas en el período 1 al 30 de Noviembre de 2007, así como los asientos contables con cierre 30 de Noviembre del 2007.
Verificándose entre otras las Circulares y Resoluciones establecidas para las distintas actividades como son
• Resolución 324/94 del BNC “Regulaciones bancarias sobre el depósito, extracción, tenencia y control del efectivo en Moneda Nacional”.
• Circular AE-5-97, sobre la cuantía de las dietas en Moneda Nacional.
• Carta Circular AE 35/97 del MINBAS sobre Resolución No. 44-97, del M.F.P., sobre faltantes y sobrantes de medios económicos.
• Clasificador de cuentas UNE 2007 y uso y contenido de las mismas.
• Manual de Finanzas al Día/ SNC.
• Normas Generales de Contabilidad.
• Manual de Procedimientos. SNC. Actividad Financiera MINBAS.
Se aplico el programa establecidos en el Manual de Auditoria de la UNE del Sistema de Aseguramiento a la Calidad para la temática, en las comprobaciones se aplicaron las Normas Internas de Auditoria.
El trabajo se realizó por muestras, mediante la aplicación de técnicas de muestreo aleatorio, a las operaciones, registros y controles correspondientes. Los resultados obtenidos fueron comunicados a los dirigentes, funcionarios, trabajadores, Sindicato y PCC
CONCLUSIONES:
Teniendo en cuenta que las deficiencias detectadas en el Control Interno Contable y Administrativo son de menor gravedad y de fácil solución y no determinan en los resultados de la entidad y la contabilidad es un reflejo fiel de los hechos económicos, a partir de la razonabilidad que muestran los saldos de las cuentas revisadas, se evalúa La Oficina Central de Aceptable partiendo de los resultados obtenidos.
A continuación relacionamos los señalamientos más significativos:
• Existen 2 dietas con pagos indebidos de un total 25 para un 8%. Por un importe de $ 4.00cup.
• Existen documentos que carecen de firmas en la casilla de aprobado (Modelos de Reembolso y Conciliación Bancaria ) y otros con deficiencias en su confección (expediente de ingreso Comedor y Cafetería ).
RESULTADOS:
EFECTIVO EN CAJA Y BANCO.
En verificación efectuada a esta temática se pudieron cumplimentar los objetivos propuestos, al comprobarse los siguientes aspectos: Se efectuaron Arqueos a los distintos fondos, no detectándose diferencias e irregularidades en el manejo de los mismos; Fondo Para Pagos Menores y Fondo para Cambio.
Se revisaron las Actas de Responsabilidad de la cajera sobre la custodia del efectivo, Actas de Autorización y Aprobación de fondos, además de los reembolsos del período analizado, el control de anticipos a justificar y Pagos Menores, así como los depósitos en caja por los diferentes conceptos. Por otra parte se comprobaron los Estados de Cuenta, Conciliación Bancaria y los Registros de Cheques, la realización de arqueos sorpresivos y de fin de mes. Se comprobó el 100 % de las cuentas asociadas a este subsistema, las cuales presentan saldos razonables.
Los Saldos de las cuentas se corresponden con los arqueos realizados a fin de mes.
Deficiencias detectadas:
• En revisión efectuada a los arqueos sorpresivos se detecto que no se detallan los nombres de las personas que realizan los mismos (custodio y Especialista de Contabilidad) así como no relacionan al dorso los vales para pagos menores y dietas pendientes a rembolsar, no se realizan arqueos sorpresivos de todos los valores en caja (cheques por entregar).
• En chequeo efectuado a los reembolsos del mes de noviembre se comprobó que estos modelos carecen de firma en las casillas revisado y aprobado, existen varias dietas relacionadas fuera del orden consecutivo según la fecha.
• Se detecto la dieta No 724 del reembolso No 22 que pertenece a Juan C Pascual con un importe de $ 370.50 del día 14-11-07 viaje a Ciudad de la Habana por cuatros días que al dorso no se le detallo el desglose del gasto.
• Existen 2 dietas con pagos indebidos de $ 2.00 cada una en el desayuno para un total de $ 4.00 pues se pago con hora de salida 9:00 a.m. las mismas pertenecen a Adelzo Zayas y Juan Tamayo ambas con un importe total de $15.50.
• Se detecto la dieta No 717 que pertenece a Francisco Moreno del día 07-11-07 que presenta enmiendas.
• En revisión efectuada a los ingresos de comedor y cafetería se detecto que todos los modelos de liquidación de efectivo carecen de número de orden consecutivo.
• En el expediente de ingreso de comedor y cafetería del día 29-11-07 existe descuadre entre el desglose de efectivo y el total de documentos liquidados por in importe de $7.00.
• En revisión efectuada a las conciliaciones bancarias se detecto que no son aprobadas por el Jefe del Área de Contabilidad.
RECOMENDACIONES:
Efectuar la revisión de los reembolsos y conciliaciones bancarias por un periodo de hasta tres meses anteriores a la fecha de la Auditoría.
Aplicarle el decreto LEY 92 (Responsabilidad material) a los responsables de los pagos indebidos de las dietas.
Revisar los expedientes del ingreso de Comedor cafetería correspondiente al año 2007 y aplicar lo establecido en el Manual de Procedimiento.
GENERALIDADES
De existir inconformidad con la evaluación otorgada debe establecer reclamación por escrito al área de Auditoría de la UNE en un plazo no mayor de 20 días después de recibir copia del informe, de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 322 del 2003 del Ministerio de Auditoría y Control.
De acuerdo con la Resolución No 103/04 del Ministerio de Auditoría y Control la entidad deberá informar al área de Auditoría de la UNE, en un término no mayor de 30 días a partir de la fecha de recepción del informe, el plan de medidas elaborado para erradicar las deficiencias detectadas.
Por otra parte de acuerdo a lo establecido en Decreto Ley 159, capítulo V, artículo 14 se debe discutir en el Consejo de Dirección de la entidad el resultado de la auditoría, siendo el máximo dirigente de la misma el responsable de adoptar las medidas necesarias para erradicar las deficiencias consignadas.
Queremos hacer llegar nuestro agradecimiento a todos los trabajadores, especialistas y dirigentes de la Empresa por el apoyo y la facilidad brindada para obtener la documentación requerida, lo que permitió llevar a cabo el cumplimiento de nuestro trabajo.
Beatriz Garrido González
Lilian González Barea
maidelrcoroarrobagmail.com
Auditoria y control interno
25-03-2008
Cumpliendo orientación del Director General de la Empresa Eléctrica Las Tunas, se procedió a ejecutar la Auditoría de referencia según la Orden de Trabajo No. 08/2007, siendo objeto de revisión las operaciones realizadas con cierre 30 de Noviembre de 2007.
Los objetivos de la auditoria:
1. Comprobar que los saldos que a parecen en los estados financieros del Efectivo en Caja y Banco reflejen razonablemente las operaciones efectuadas y las existencias reales que mantiene la unidad de efectivos y valores en Caja así como la correcta aplicación del manual de procedimiento de Caja y Banco.
El alcance de la auditoría abarcó las operaciones realizadas en el período 1 al 30 de Noviembre de 2007, así como los asientos contables con cierre 30 de Noviembre del 2007.
Verificándose entre otras las Circulares y Resoluciones establecidas para las distintas actividades como son
• Resolución 324/94 del BNC “Regulaciones bancarias sobre el depósito, extracción, tenencia y control del efectivo en Moneda Nacional”.
• Circular AE-5-97, sobre la cuantía de las dietas en Moneda Nacional.
• Carta Circular AE 35/97 del MINBAS sobre Resolución No. 44-97, del M.F.P., sobre faltantes y sobrantes de medios económicos.
• Clasificador de cuentas UNE 2007 y uso y contenido de las mismas.
• Manual de Finanzas al Día/ SNC.
• Normas Generales de Contabilidad.
• Manual de Procedimientos. SNC. Actividad Financiera MINBAS.
Se aplico el programa establecidos en el Manual de Auditoria de la UNE del Sistema de Aseguramiento a la Calidad para la temática, en las comprobaciones se aplicaron las Normas Internas de Auditoria.
El trabajo se realizó por muestras, mediante la aplicación de técnicas de muestreo aleatorio, a las operaciones, registros y controles correspondientes. Los resultados obtenidos fueron comunicados a los dirigentes, funcionarios, trabajadores, Sindicato y PCC
CONCLUSIONES:
Teniendo en cuenta que las deficiencias detectadas en el Control Interno Contable y Administrativo son de menor gravedad y de fácil solución y no determinan en los resultados de la entidad y la contabilidad es un reflejo fiel de los hechos económicos, a partir de la razonabilidad que muestran los saldos de las cuentas revisadas, se evalúa La Oficina Central de Aceptable partiendo de los resultados obtenidos.
A continuación relacionamos los señalamientos más significativos:
• Existen 2 dietas con pagos indebidos de un total 25 para un 8%. Por un importe de $ 4.00cup.
• Existen documentos que carecen de firmas en la casilla de aprobado (Modelos de Reembolso y Conciliación Bancaria ) y otros con deficiencias en su confección (expediente de ingreso Comedor y Cafetería ).
RESULTADOS:
EFECTIVO EN CAJA Y BANCO.
En verificación efectuada a esta temática se pudieron cumplimentar los objetivos propuestos, al comprobarse los siguientes aspectos: Se efectuaron Arqueos a los distintos fondos, no detectándose diferencias e irregularidades en el manejo de los mismos; Fondo Para Pagos Menores y Fondo para Cambio.
Se revisaron las Actas de Responsabilidad de la cajera sobre la custodia del efectivo, Actas de Autorización y Aprobación de fondos, además de los reembolsos del período analizado, el control de anticipos a justificar y Pagos Menores, así como los depósitos en caja por los diferentes conceptos. Por otra parte se comprobaron los Estados de Cuenta, Conciliación Bancaria y los Registros de Cheques, la realización de arqueos sorpresivos y de fin de mes. Se comprobó el 100 % de las cuentas asociadas a este subsistema, las cuales presentan saldos razonables.
Los Saldos de las cuentas se corresponden con los arqueos realizados a fin de mes.
Deficiencias detectadas:
• En revisión efectuada a los arqueos sorpresivos se detecto que no se detallan los nombres de las personas que realizan los mismos (custodio y Especialista de Contabilidad) así como no relacionan al dorso los vales para pagos menores y dietas pendientes a rembolsar, no se realizan arqueos sorpresivos de todos los valores en caja (cheques por entregar).
• En chequeo efectuado a los reembolsos del mes de noviembre se comprobó que estos modelos carecen de firma en las casillas revisado y aprobado, existen varias dietas relacionadas fuera del orden consecutivo según la fecha.
• Se detecto la dieta No 724 del reembolso No 22 que pertenece a Juan C Pascual con un importe de $ 370.50 del día 14-11-07 viaje a Ciudad de la Habana por cuatros días que al dorso no se le detallo el desglose del gasto.
• Existen 2 dietas con pagos indebidos de $ 2.00 cada una en el desayuno para un total de $ 4.00 pues se pago con hora de salida 9:00 a.m. las mismas pertenecen a Adelzo Zayas y Juan Tamayo ambas con un importe total de $15.50.
• Se detecto la dieta No 717 que pertenece a Francisco Moreno del día 07-11-07 que presenta enmiendas.
• En revisión efectuada a los ingresos de comedor y cafetería se detecto que todos los modelos de liquidación de efectivo carecen de número de orden consecutivo.
• En el expediente de ingreso de comedor y cafetería del día 29-11-07 existe descuadre entre el desglose de efectivo y el total de documentos liquidados por in importe de $7.00.
• En revisión efectuada a las conciliaciones bancarias se detecto que no son aprobadas por el Jefe del Área de Contabilidad.
RECOMENDACIONES:
Efectuar la revisión de los reembolsos y conciliaciones bancarias por un periodo de hasta tres meses anteriores a la fecha de la Auditoría.
Aplicarle el decreto LEY 92 (Responsabilidad material) a los responsables de los pagos indebidos de las dietas.
Revisar los expedientes del ingreso de Comedor cafetería correspondiente al año 2007 y aplicar lo establecido en el Manual de Procedimiento.
GENERALIDADES
De existir inconformidad con la evaluación otorgada debe establecer reclamación por escrito al área de Auditoría de la UNE en un plazo no mayor de 20 días después de recibir copia del informe, de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 322 del 2003 del Ministerio de Auditoría y Control.
De acuerdo con la Resolución No 103/04 del Ministerio de Auditoría y Control la entidad deberá informar al área de Auditoría de la UNE, en un término no mayor de 30 días a partir de la fecha de recepción del informe, el plan de medidas elaborado para erradicar las deficiencias detectadas.
Por otra parte de acuerdo a lo establecido en Decreto Ley 159, capítulo V, artículo 14 se debe discutir en el Consejo de Dirección de la entidad el resultado de la auditoría, siendo el máximo dirigente de la misma el responsable de adoptar las medidas necesarias para erradicar las deficiencias consignadas.
Queremos hacer llegar nuestro agradecimiento a todos los trabajadores, especialistas y dirigentes de la Empresa por el apoyo y la facilidad brindada para obtener la documentación requerida, lo que permitió llevar a cabo el cumplimiento de nuestro trabajo.
Beatriz Garrido González
Lilian González Barea
maidelrcoroarrobagmail.com
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